- vlastnosti
- Působit jako důvěryhodní poradci pro vyšší vedení
- Řídit inovace dodavatelů
- Poskytněte vhled do klíčových údajů o dodavatelích
- Spravujte a snižujte riziko dodavatelského řetězce
- Propagujte agilní personál a rozvoj talentů
- Funkce
- Získávání materiálů
- Vyhodnoťte ceny
- Předběžný souhlas dodavatele
- Sledujte své objednávky
- Kancelářská práce
- Dodržování zásad
- Důležitost
- Získejte nižší náklady
- Zabraňte dostatečnému množství materiálů
- Zlepšit kvalitu
- Správa vztahů
- Hledejte inovace
- Reference
Oddělení nákupu je část společnosti odpovědná za veškeré činnosti spojené s pořízením surovin, náhradních dílů, služeb atd., Jak požaduje organizace. Poskytuje službu, která je páteří mnoha průmyslových, maloobchodních a vojenských organizací.
Zajišťuje, aby zásoby nezbytné pro provoz podniku byly uspořádány a vedeny v inventáři. Toto oddělení je středem úspěšného řízení dodavatelského řetězce a odpovídá za minimalizaci nákladů na objednané produkty, kontrolu úrovní zásob a navazování pevných vztahů s dodavateli.
Kvalitní nákupní oddělení bude vyžadovat kvalitu od dodavatelů a bude sledovat objednávky od začátku až po recepci. Pomozte ostatním oddělením identifikovat potřeby, řídit proces žádosti a získat konkurenceschopné ceny. Obvykle fungují jako správci, aby zajistili dodržování rozpočtů.
vlastnosti
Působit jako důvěryhodní poradci pro vyšší vedení
Oddělení nákupu je zapojeno do podnikového plánování a rozpočtování na vysoké úrovni. To umožňuje navrhovat reverzní inženýrské náklady a zkoumat potenciálně levnější a / nebo kvalitnější alternativy.
Řídit inovace dodavatelů
Nejenže požadují nejnižší cenu, ale nákupní oddělení spolupracuje s dodavateli na snižování základních nákladů na jejich výrobky a služby.
Úzce se zabývají „životním cyklem inovací“, od počátečního nápadu po výrobu a neustálé zlepšování.
Poskytněte vhled do klíčových údajů o dodavatelích
Společnosti mohou čerpat z těchto informací, aby vytvořily prediktivní analýzu a poskytly hlubší pohled na trhy.
Spravujte a snižujte riziko dodavatelského řetězce
Hospodářské krize naučily hodnotu uvědomovat si stabilitu dodavatelů. Oddělení nákupu má mnohem jasnější pohled na tuto oblast než na jakoukoli jinou část organizace.
Propagujte agilní personál a rozvoj talentů
Je nutné překročit funkční a geografické hranice, abychom našli správné kandidáty na oddělení nákupu.
V některých případech je odpovědí outsourcing nebo používání organizací sdílených služeb.
Funkce
Získávání materiálů
Pro výrobní společnost by to mohlo zahrnovat suroviny, ale mohlo by to také zahrnovat nástroje, stroje nebo dokonce potřebné kancelářské potřeby pro prodejní tým a sekretáře.
V maloobchodě musí oddělení nákupu zajistit, aby na regálech nebo skladech bylo vždy dost produktů, aby byl obchod dobře skladován.
Je obzvláště důležité udržovat sklad zásob na rozumné úrovni. Nadměrné investování velkého množství peněz do inventáře může vést k problémům se zásobami a nedostatku kapitálu pro jiné typy výdajů, jako je výzkum a vývoj nebo reklama.
Vyhodnoťte ceny
Oddělení nákupu má na starosti průběžné vyhodnocování, zda materiály dostáváte za nejlepší možnou cenu, aby se maximalizovala ziskovost.
Musíte porovnat ceny, abyste mohli najít nejlepší dodavatele s nejrozumnějšími cenami pro objednávky velikosti specifické pro společnost.
Oddělení nákupu může komunikovat se alternativními dodavateli, vyjednávat lepší ceny pro objednávky s vyšším objemem, nebo se ptát na možnost získání produktů s nižšími cenami z různých jiných zdrojů.
Předběžný souhlas dodavatele
Oddělení nákupu hodnotí dodavatele z hlediska ceny, kvality, názorů zákazníků a času na dokončení objednávek, čímž vytvoří seznam schválených dodavatelů.
Sledujte své objednávky
Objednávky jsou dokumentovány pomocí objednávek. V nich jsou uvedeny důležité informace o objednaných materiálech a o objednaném množství.
Tyto formuláře slouží k zajištění přijetí objednaných produktů a ke sledování času potřebného k dokončení objednávek.
Kancelářská práce
Oddělení nákupu zpracovává veškerou dokumentaci související s nákupem a dodáním materiálu.
To znamená, že budete úzce spolupracovat s vaším účetním oddělením, abyste zajistili dostatek peněz na nákup zboží, hladké peněžní toky a včasné provedení všech plateb.
Dodržování zásad
Před provedením nákupu musí oddělení nákupu zajistit, aby splňovalo formality pro získání a schválení rozpočtu, a musí zajistit, aby materiály byly zakoupeny v souladu s obecnou politikou organizace.
Důležitost
Získejte nižší náklady
Oddělení nákupu hraje důležitou roli při maximalizaci obchodních zisků. Porovnejte ceny a jednejte s dodavateli tak, aby společnost získala nejlepší možnou cenu za potřebné produkty.
Úspory můžete také dosáhnout využitím záruk a slev, na které obecně neodborníci zapomínají.
Pomáhá šetřit a poskytuje větší transparentnost ve firemních výdajích. To vám umožní vyjednat lepší smlouvy a uvolnit peněžní tok.
Zabraňte dostatečnému množství materiálů
Oddělení nákupu musí určit, které výrobky jsou pro podnikání kritické, a přijmout vhodná opatření na ochranu svého dodavatelského řetězce.
Aby bylo zajištěno, že nedostatečné materiály neovlivní produktivitu, nákupní oddělení používá techniky, jako je více zdrojů.
Mít více zdrojů znamená používat více dodavatelů, kteří nabízejí stejné produkty. Pokud dojde k problému s jedním dodavatelem, lze objednávky zvýšit na jiného, aby se porucha kompenzovala.
Zlepšit kvalitu
Oddělení nákupu pomáhá zlepšovat kvalitu stanovením výkonnostních cílů. Poté sleduje skutečný výkon proti těmto cílům.
Je důležité měřit kvalitativní charakteristiky pomocí indikátorů pro atributy, jako je trvanlivost, vzhled produktu nebo včasnost dodávky.
Úzce spolupracují s dodavateli na vývoji svých procesů a pomáhají jim zlepšovat kvalitu.
Správa vztahů
Výzvou pro oddělení nákupu je získat dodavatele zájem o spolupráci se společností. Zajistěte, aby dodavatel investoval do dlouhodobého vztahu.
Oddělení musí také řídit vztahy v rámci společnosti. Musíte spolupracovat s interními zúčastněnými stranami, jako je marketing, finance, logistika a distribuce, aby se zajistilo, že jsou všechny sladěny.
Hledejte inovace
Protože oddělení nákupu je vždy v kontaktu s řadou externích podniků, je v ideální pozici získat inovativní produkty, které mohou podniku poskytnout konkurenční výhodu z hlediska ceny, kvality nebo pohodlí.
Reference
- Alexis Writing (2018). Jaké jsou funkce nákupního oddělení v organizaci? Small Business - Chron. smallbusiness.chron.com.
- Wikipedia, encyklopedie zdarma (2018). Řízení nákupu. Převzato z: en.wikipedia.org.
- Kaylee Finn (2018). Role nákupního oddělení v podnikání. bizfluent.com.
- BDC (2018). 6 způsobů, jak nákupní oddělení může zlepšit vaše podnikání. Převzato z: bdc.ca.
- Robert Bowman (2014). Pět zvláštností „světových“ organizací pro zadávání zakázek. Forbes. Převzato z: forbes.com.