PRINCIPY ŘÍZENÍ SPOLEČNOSTI: PRINCIPY A PŘÍKLADY - DUDAS - 2025

Tyto principy kontroly v rámci firmy jsou předpisy, které vyžadují existenci postupů a procesů stanovených účetních systémů pomoci manažerům na dozor a regulaci obchodních aktivit, čímž se zajistí, že aktiva společnosti jsou chráněny.

Účelem zásad kontroly je zajistit, aby účetní systém fungoval správně a aby obchodní události byly přesně zaznamenávány. Manažeři samozřejmě nemohou dohlížet na všechny zaměstnance, takže existuje možnost, že dojde k nějakým chybám nebo podvodům.

Aby bylo možné identifikovat a zavést účinné kontroly, musí management průběžně vyhodnocovat rizika, sledovat provádění kontroly a podle potřeby upravovat kontroly.

Mít tak zásadní obchodní funkci poskytuje přiměřenou bezpečnost snížením pravděpodobnosti chyb a ochranou majetku organizace. Společnosti musí vzhledem ke své důležitosti zvážit základní zásady kontroly.

Hlavní zásady kontroly

Kontrolní prostředí

Styl řízení a očekávání vyšších manažerů, zejména jejich kontrolní politiky, určují kontrolní prostředí.

V kontrolním prostředí je prováděn další dozor řídícího výboru, který zajišťuje, že existuje administrativní integrita, etické hodnoty, dobře definovaná organizační struktura a kompetentní a spolehliví zaměstnanci, přidělení pravomoci a odpovědnosti.

Kontrolní činnosti

Jsou to specifické politiky a postupy, které management používá k dosažení svých cílů. Mezi ně patří následující:

Oddělení úkolů

Vyžaduje, aby různým lidem byla přidělena odpovědnost za plnění různých úkolů v souvisejících činnostech, zejména těch, které zahrnují oprávnění, úschovu nebo vedení záznamů.

Požadováním, aby různé osoby vykonávaly tyto funkce, se vytvoří vyvážený systém kontroly.

Schvalování transakcí a činností

Pomáhá zajistit, aby všechny činnosti společnosti odpovídaly zavedeným zásadám a směrnicím.

Požadavek, aby někteří manažeři schválili určité typy transakcí, přidává do účetních záznamů další závazek tím, že prokazuje, že transakce byly analyzovány a schváleny příslušným orgánem.

Standardizace dokumentů

Zahrnuje vytváření snadno použitelných a dostatečně informativních faktur a dalších dokumentů, použití předem očíslovaných a po sobě jdoucích dokumentů a včasnou přípravu dokumentů.

Standardizace usnadňuje prohlížení starých záznamů hledáním zdroje případných nesrovnalostí v systému. Nedostatek standardizace může způsobit, že některé položky budou při takovém přezkumu přehlíženy nebo nesprávně interpretovány.

Fyzická kontrola a kontrola přístupu k aktivům a záznamům

Jedná se o elektronické nebo mechanické ovládací prvky (trezory, identifikační karty, ploty, registrační pokladny, videokamery, zámky) nebo počítačové ovládací prvky související s přístupovými právy nebo zavedenými postupy zálohování a obnovy.

Technologie může obecně jít tam, kde lidé nemohou, a vy můžete být v práci 24 hodin denně bez nutnosti dalších platů.

Kontrola přístupu do účetního systému pomocí hesel, zámků a elektronických přístupových záznamů chrání neoprávněné uživatele mimo systém a poskytuje také způsob, jak auditovat použití systému k identifikaci zdrojů chyb.

Nezávislé recenze

Společnosti by měly pravidelně kontrolovat své kontrolní systémy. To by měl udělat někdo, kdo neprovedl žádnou z prací, které mají být ověřeny.

Tyto recenze pomáhají zajistit spolehlivost účetních informací a efektivitu operací.

Přidělení odpovědnosti

Společnost musí jasně stanovit odpovědnosti. Přiřazení konkrétních odpovědností lidem zajišťuje, že rozumí jejich úloze při udržování kontroly.

Je-li jakákoli odpovědnost přehlížena, efektivní monitorovací systém objasní, kdo nevykonává přiřazenou úlohu.

Příklady

Všechny tyto kontroly splňují cíle zásady kontroly. Po zavedení kontrol nemusí manažeři sledovat aktivitu každého zaměstnance. Mohou pravidelně kontrolovat kontroly, aby se ujistily, že fungují správně a zaměřují se na chod firmy.

Oddělení úkolů

Dobrou kontrolou je zajistit, aby funkce vedení záznamů byly oddělené od skutečné manipulace s hotovostí.

Z tohoto důvodu je pokladní zodpovědný za výběr hotovosti od zákazníků, s možností jejich uložení v bance, a účetní oddělení je odpovědné za registraci těchto peněžních příjmů a provedení bankovních odsouhlasení.

Tímto způsobem nemůže jediná osoba vzít peníze zákazníka a zneužít je, později se zakrýt podvodným účetnictvím.

Pokud tyto práce vykonávají dva lidé, podvod může fungovat pouze tehdy, je-li každá osoba ve vzájemném souladu. Je zřejmé, že dva spoluvlastníci jsou mnohem méně pravděpodobné, že se ukradnou jedinému zaměstnanci.

Schválení

Požadavek na schválení, aby bylo možné provádět velké platby nákladů, může zabránit bezohledným zaměstnancům v provádění velkých podvodných transakcí s podnikovými fondy.

Oficiální ceník slouží jako souhlas prodejního personálu k prodeji za tyto ceny. Kromě toho může existovat kontrola, která umožňuje vedoucímu prodeje povolit přiměřené změny v ceníku.

Obrat zaměstnanců a prázdniny

Zavádí se povinná fluktuace zaměstnanců nebo období prázdnin za účelem odhalování podvodných systémů, u nichž je vyžadován pravidelný systém pro jejich údržbu.

Pokud účetní změní své povinnosti každé dva měsíce, osoba nebude schopna soustavně provozovat podvodný systém.

Fyzické audity

Fyzické audity zahrnují ruční počítání hotovosti a dalších fyzických aktiv zaznamenaných v účetním systému, jako jsou zásoby.

Fyzické počítání může odhalit skryté nesrovnalosti ve zůstatcích na účtu úplným obejitím elektronických záznamů. Počítání hotovosti na prodejních místech lze provádět denně nebo i několikrát denně.

Větší projekty, jako je fyzická inventura, musí být prováděny méně často, snad ročně nebo čtvrtletně.

Pravidelné účetní srovnání

Zaručují, že zůstatky účetního systému se shodují s zůstatky na účtech jiných subjektů, jako jsou banky, dodavatelé a zákazníci.

Rozdíly zjištěné mezi těmito typy doplňkových účtů mohou odhalit nesrovnalosti na vlastních účtech nebo že chyby vznikají v jiných účetních jednotkách.

Automatizované ovládací prvky

Pravděpodobně jsou nejběžnějšími interními kontrolami, protože nejen chrání společnost, ale také zvyšují její účinnost.

Dobrým příkladem jsou automatické hodiny. Zaměstnanci jsou těmito hodinami zkontrolováni, když přijedou, a poté jsou zkontrolováni na konci směny.

Automatizované hodiny eliminují možnost, že zaměstnanci podvádějí svou pracovní dobu.

Reference

1. MyAccountCourse (2018). Jaké jsou zásady vnitřní kontroly? Převzato z: myaccountcourse.com.
2. MyAccountCourse (2018). Co je princip kontroly? Převzato z: myaccountcourse.com.
3. Michelle Miley (2017). Jaké jsou sedm principů vnitřní kontroly? Bizfluent. Převzato z: bizfluent.com.
4. TTUHSC (2017). Základní principy vnitřní kontroly. Převzato z: elpaso.ttuhsc.edu.
5. CliffsNotes (2016). Interní kontrola. Převzato z: cliffsnotes.com.
6. Správce (2015). 17 Zásady vnitřní kontroly. Etický obhájce. Převzato z: ethicaladvocate.com.
7. David Ingram (2018). Jaké je sedm postupů vnitřní kontroly v účetnictví? Small Business-Chron. Převzato z: smallbusiness.chron.com.