OBCHODNÍ PROTOKOL: VLASTNOSTI, K ČEMU SLOUŽÍ, PŘÍKLADY - DUDAS - 2025

Obchodní protokol je souborem sociálních a formálních norem přijatých společností za její dodržování. Jeho funkcí je stanovit standardy chování a limity, které upravují jednání všech členů společnosti.

Tento normativní orgán, obvykle zahrnutý do manuálu nebo dokumentu, obvykle reguluje vnitřní a vnější chování společnosti. Je to kodex chování zavedený v organizační kultuře společnosti.

Prostřednictvím obchodního protokolu jsou stanovena pravidla koexistence mezi různými úrovněmi práce společnosti a komunikační kritéria, která musí mimo ni převládat.

Obchodní protokoly shromažďují pravidla a kroky, které je třeba dodržovat při plánování, vývoji a kontrole akcí prováděných společností. Tyto standardy mohou zahrnovat pravidla stanovená státem.

Příkladem obchodního protokolu je způsob, kterým sekretářka přátelsky reaguje na telefonní hovor. Rovněž ohleduplné zacházení s řidičem dopravní společnosti při přepravě cestujícího na letiště.

Funkce obchodního protokolu

Před citováním charakteristik obchodního protokolu by měl být jasně uveden původ termínu, aby se lépe specifikoval jeho obsah.

Protokol pochází z latinských „protosů“, což znamená „co přichází před něčím“, a „kollos“, které se vztahují k akci něčeho držet nebo držet.

Slovník Královské akademie španělského jazyka v jednom ze svých významů definuje tento pojem jako „soubor pravidel stanovených standardem nebo zvykem pro obřady a oficiální nebo slavnostní akty“.

Protokol je popis standardů chování, které musí společnost nebo instituce dodržovat. Popisuje pokyny a postupy chování pro provedení akce nebo v určité situaci.

Obchodní protokol musí zákazníkům sdělit podstatu společnosti, proto je součástí její filozofie a image. Existují různé typy protokolů: obchodní, náboženské, oficiální, sportovní, sociální atd.

Charakteristiky dobrého obchodního protokolu jsou

1 - Není upraveno zákonem, ale je přísně vymáháno v rámci společnosti jejími členy.

2 - Je to praktické, protože upravuje běžné situace ve společnosti. Tímto způsobem je vyloučeno, že se jedná o banální dokument bez dodržování práce.

3 - Je přístupný všem členům organizace, protože stanoví zásady chování pro každou pracovní situaci.

4 - Je to pochopitelné, protože musí být napsáno jasným jazykem, aby se všichni zaměstnanci společnosti mohli asimilovat a dodržovat bez omluvy.

5- Je to v zásadě flexibilní, protože zavedená pravidla musí být přizpůsobena situaci každé společnosti, a to i v době krize. Ale také proto, že se mohou časem měnit a přizpůsobovat se změnám.

K čemu je obchodní protokol?

Stanovte standardy chování

Stanovení pokynů pro chování v rámci společnosti v manuálu k protokolu slouží k regulaci chování jejích členů a k vytvoření organizační kultury.

Bez protokolu by pracovní vztahy a komunikace mezi společností a klienty byly v naprostém chaosu. Nebylo by respektováno hierarchie a absence kodexu chování by měla za následek neustálé neúcty a vnitřní konfrontace.

Hierarchický řád bez obchodního protokolu nemohl být splněn, což změnilo organizační strukturu společnosti.

Průvodce sociálními aktivitami

Z hlediska etikety je protokol nezbytný také pro organizaci a realizaci společenských aktivit, které jsou pro společnost relevantní.

Protokol pomáhá upevňovat prestiž společnosti mezi jejími zaměstnanci as nimi spojenými: zákazníky, akcionáři, dodavateli, orgány atd.

Vytvořte firemní image

Je součástí firemní image společnosti, protože řídí a usměrňuje pozitivní akce členů společnosti. Obraz společnosti nezávisí pouze na produktu nebo službě jako takové, kterou poskytuje; ale o množství prvků, které se točí kolem.

Protokol je užitečný a nezbytný pro společnosti, protože přispívá ke zlepšování lidských vztahů a posiluje jejich firemní image. Když je rozšířena do všech oblastí organizace, pomáhá dosáhnout zdravého a harmonického pracovního prostředí.

Vytvořte firemní kulturu

Vytváří také kulturu podnikání a práce vzděláváním pracovníků a vedoucích pracovníků o potřebě integrace a spolupráce s organizačními cíli. Pomáhá také řídit vztahy zástupců společnosti s jejich spolupracovníky a zákazníky.

Příklady obchodního protokolu

Obchodní protokol zahrnuje postupy stanovené v obchodní organizaci k pořádání akcí: schůzky, návštěvy, konference, jednání, formální úkony atd.

Zahrnuje to však také způsob komunikace (interní komunikace) mezi členy organizace as klienty a spřízněnými stranami (externí komunikace). To zahrnuje vše od toho, jak přijmete telefonní hovor, až po způsob, jakým budete nosit uniformu nebo jak se oblékáte.

Stejně tak zahrnuje / chápe styl psaní dopisu nebo e-mailu a všechny potřebné prvky k posílení image společnosti ve společnosti.

Příkladem obchodního protokolu je přijetí telefonního hovoru. Ve způsobu odpovídání, pozdravů a ​​představení sebe sama existuje implicitní firemní kultura. Jedná se tedy o prvek úzce související s podnikáním nebo image značky.

Protokol v telefonním hovoru

- Dobré ráno, pane / paní

- Jsem Judith, jak vám mohu pomoci / sloužit?

- Prověřím váš případ, prosím, nestahujte.

- Díky za volání, jsme vám k dispozici.

- Přeji Vám šťastný den pan / paní

Protokol v prezentaci, pozdrav a rozloučení

• Postavte se při pozdravu.
• Jemně potřást rukou a usmívat se.
• Vyvarujte se efuzivních objetí a polibků.
• Při rozhovoru hledejte osobu do očí.
• Vyhněte se tuteu a používání hovorových výrazů.
• Buďte ve svých jednáních srdeční a přátelští.
• Zkuste ji zavolat podle jména, pokud ji znáte.
• Vyhněte se nadměrné důvěře.
• Vyhněte se nadměrnému mluvení o sobě a vašem osobním životě.

Protokol oblékání

• Nenoste nevhodný oděv nebo oděvy, které přitahují příliš mnoho pozornosti.
• Používejte oblečení, které vám pomůže doplnit vaši osobnost.
• Používejte vhodné velikosti oblečení.
• Používejte kravatu / bundu / sukni / halenku.
• Muži se musí řádně oholit a postarat se o jejich fyzický vzhled.
• Ženy se správně tvoří.
• Ruce a nehty udržujte čisté a dobře o ně pečujte.
• Používejte diskrétní parfémy nebo pleťové vody.

Reference

1. Martínez, Julián Mesa: Manuál obchodního protokolu: obsah a kroky přípravy. Citováno z 14. února 2018 z blog.grupo-pya.com
2. Co je protokol a k čemu je ve společnosti? Konzultováno s webem gestiopolis.com
3. Proč je protokol důležitý ve společnostech? Konzultováno s gadebs.es
4. Protokol. Královská španělská akademie. Obvyklý slovník. Konzultováno s účastníky
5. Obchodní protokol. Konzultováno s cevents.es
6. Význam obchodního protokolu. Konzultováno od telesup.edu.pe