JAKÝ JE ŽIVOTNÍ CYKLUS DOKUMENTŮ? - KULTURNÍ SLOVNÍK - 2025

Životní cyklus dokumentů se skládá z posloupnosti etap, skrz který prochází soubor po celou dobu jeho životnosti. Tyto fáze sahají od vytvoření dokumentu, přes všechna jeho použití a modifikace až po jeho zničení nebo trvalé archivaci.

Koncept životního cyklu dokumentů byl vytvořen ve Spojených státech po druhé světové válce. Bylo to kvůli potřebě najít vhodný způsob, jak zpracovat velké množství nahromaděných souborů.

Zdroj obrázku: Wikimedia.org.

Každá disciplína přistupuje k životnímu cyklu dokumentů odlišně, přičemž bere v úvahu jeho zaměření a povahu archivu. Například životní cyklus právního dokumentu může mít odlišné fáze než akademický dokument.

V každém případě se úvahy o tom, jak dlouho by dokument měl být uchováván, jak by měl být uchováván nebo jaké by mělo být jeho správné použití, liší. Podobně existují různé přístupy ke stádiím jeho životního cyklu.

Například mohou existovat dokumenty, které nemají žádnou hodnotu pro společnost nebo vládní subjekt z důvodu jejich věku. Tyto stejné archivy však mohou mít pro muzeum vysokou historickou hodnotu.

Dalším zásadním rozdílem je rozdíl mezi analogovými a digitálními dokumenty. Přestože důležitost spočívá v obsahu dokumentů, existence digitálních souborů naznačuje zvláštnosti při jejich zpracování a ve fázích jejich životního cyklu.

Tři věky dokumentů

Obrázek: slideplayer

V roce 1972 historik Carlos Wyffels navrhl teorii Tří věků. Podle toho jsou dokumenty objekty, které mají životně důležitý proces, během kterého se mění jejich použití.

Obecně se dokumenty intenzivně používají ihned po vytvoření a po stanovenou dobu. V průběhu času se však toto použití snižuje až do okamžiku, kdy se zcela zastaví, buď proto, že jsou archivovány nebo zničeny.

Podle Wyffelsa je tento cyklus, kterým procházejí všechny dokumenty, rozdělený do tří věků: správní nebo aktivní věk, střední nebo poloaktivní věk a neaktivní nebo historický věk.

Administrativní nebo aktivní věk (soubor správy)

Odkazuje na aktivní období dokumentu. Začíná v okamžiku jeho vytvoření a prochází různými fázemi, v nichž je často konzultována, přenášena a sdílena.

Například, administrativní věk účtu za elektřinu začíná, když je vygenerován. Poté pokračujte v pohybu po omezenou dobu - při doručení nebo zaslání e-mailem poštou, při kontrole a při platbě.

Střední nebo poloaktivní člověk (centrální soubor)

Je to období, ve kterém dokument ztratil užitečnost, pro kterou byl vytvořen. Není proto tak aktivní jako ve správním věku. Je však zachován a občas se s ním dá konzultovat.

Například přechodný věk účtu za služby začíná, když je po jeho zaplacení uložen do složky. Je velmi pravděpodobné, že s ním nebude nikdy znovu konzultováno, v případě obav se však uchová.

Poloaktivní životnost dokumentů může být různá v závislosti na typu dokumentu a v závislosti na kontextu. Například právní dokument může mít delší životnost než účet za služby.

Neaktivní věk nebo historický věk (historický archiv)

Odkazuje na poslední období archivů. Ne všechny soubory však mají stejný cíl. V závislosti na jejich povaze mohou být vyrobeny historické nebo zničené.

Historické archivy jsou ty, které mají kulturní nebo výzkumnou hodnotu. Proto se v této fázi hledají konzervační metody, aby byly co nejúplnější.

Fáze životního cyklu dokumentů

Teorie tří věků obecně stanoví základní fáze, kterými procházejí všechny dokumenty. Existují však i další konkrétnější fáze, které definují užitečnost a nakládání s dokumenty.

Fáze, kterými dokument prochází, závisí na jeho hodnotě, použití a kontextu. Podle těchto charakteristik je určeno, které fáze musí projít a jaká jsou technická a správní ustanovení pro každou z nich.

Toto jsou některé z hlavních fází, kterými dokument prochází po celou dobu své užitečné životnosti:

1-Vytvoření: sestává z vytvoření dokumentu v tištěné nebo digitální podobě.

2-Storage: podle formátu, ve kterém byl dokument vytvořen, je uložen fyzicky nebo digitálně. V některých případech je také uvažována fáze digitalizace, pokud je součástí procesu.

3-Kategorizace: označuje organizaci, klasifikaci nebo indexaci dokumentů podle parametrů stanovených v každém kontextu.

4-Převod: označuje odesílání a / nebo doručení dokumentu podle jeho charakteristik. V současné době se může jednat o doručení fyzickou poštou nebo o doručení e-mailem.

5-Distribuce: tato fáze se týká dokumentů, které jsou veřejně přístupné nebo potřebují, a proto musí být po vytvoření zveřejněny určité skupině lidí.

6-Spolupráce: v současné době lze soubory uspořádat pro společné použití a úpravy. Tato fáze má poslední podobu a je považována výhradně za digitální dokumenty.

7-Konzultace: odkazuje na tu fázi, ve které jsou dokumenty uspořádány s cílem nahlédnout do nich. Během tohoto procesu jsou ustanovení o zabezpečení a / nebo přístupnosti velmi důležitá v závislosti na veřejnosti, od které se očekává, že k informacím přistoupí.

8-Archivace nebo destrukce: toto je poslední fáze životního cyklu všech dokumentů. Odpovídá momentu, ve kterém je rozhodnuto, zda má dostatečnou historickou hodnotu, která má být zachována, nebo naopak, je zničena.

Prostředek

1. Darmouth College. (SF). Životní cyklus dokumentu: Definice, podpůrné technologie a aplikace. Obnoveno z: dartmouth.edu
2. González, L. (2015). Životní cyklus dokumentů: Teorie 3 věků. Obnoveno z: bibliopos.es
3. Larrivee, B. (2013). Co je to životní cyklus správy elektronických dokumentů? Obnoveno z: documentmedia.com
4. Rouse, M. (SF). Životní cyklus dokumentu. Obnoveno z: whatis.techtarget.com
5. Yebra, M. (2016). Životní cyklus dokumentů - Španělský archivní systém. Obnoveno z: normadat.es.