PETTY CASH REFUND: CO TO JE, DOKUMENTY A PŘÍKLADY - DUDAS - 2025

Úhrada pokladní hotovosti, je náhrada, která je vyrobena na pevnou fondu přiřazené k oddělení společnosti, pro výši plateb provedených tímto způsobem, podle toho, co je uvedeno v faktury a doklady předložené s cílem dokončit vaše počáteční částka v hotovosti znovu.

Podniky si obvykle ve svých zařízeních ponechávají menší množství hotovosti, aby splnily malé různé platby, jako jsou potraviny a kancelářské potřeby.

Zdroj: pixabay.com

Ve větších firmách může být více drobných míst pro peníze, pravděpodobně jedno na budovu nebo dokonce jedno na oddělení. Ke sledování drobných hotovostních transakcí se používá samostatný účetní systém.

Tyto platby se obvykle zpracovávají prostřednictvím malého zálohového systému, pro který je přidělena částka „fluktuující peníze“. Toto je maximální částka hotovosti, kterou lze kdykoli držet.

Upřednostňovaným způsobem vrácení peněz je kontrola, požadovaná prostřednictvím řádně autorizované a zdokumentované žádosti o kontrolu.

Co je drobné vrácení peněz?

Za účelem vytvoření drobného hotovostního fondu se vytvoří šek na částku fondu přidělenou na danou drobnou hotovost.

Prvním zápisem drobného hotovostního deníku je debet na drobný hotovostní účet a kredit na hotovostní nebo bankovní účet.

Depozitář poté vyplatí různé částky z drobného hotovostního fondu výměnou za příjmy související s jakýmikoli náklady.

V tomto okamžiku není záznam v deníku. Místo toho se peněžní zůstatek v drobném peněžním fondu snižuje, zatímco počet příjmů roste.

Zbývající hotovost plus celkové příjmy se musí vždy rovnat počáteční částce prostředků ve spodním poli. Chyby krádeže nebo registrace však mohou mít za následek změnu výchozí částky financování.

Vrácení peněz

Když peněžní zůstatek v drobném peněžním fondu klesne na dostatečně nízkou úroveň, drobný peněžní depozitář požádá pokladníka o vrácení peněz.

Tím se získá součet celkových příjmů, které se hromadí. Pokladník zapíše nový šek na plnou hodnotu účtenek a tuto šek vymění za účtenky.

Zápis do drobného hotovostního deníku je debetem na drobný hotovostní účet a kredit na hotovostní nebo bankovní účet.

Depozitář drobné hotovosti vloží hotovost do zásuvky pro drobné peníze, která by nyní měla obsahovat původní částku peněz přidělenou fondu.

Pokladna vytvoří zápis do deníku pro zaznamenávání drobných peněžních příjmů. Jedná se o kredit na drobný hotovostní účet a na vrub několika různých výdajových účtů v závislosti na tom, co bylo zakoupeno s hotovostí.

Řízení

Je třeba zavést přísné interní kontroly pro peněžní příjmy nebo výplaty, aby se zabránilo nesprávnému hospodaření s finančními prostředky a aby se zabránilo ztrátám.

- Menší krabice musí být uložena na bezpečném místě. Například v pokladně.

- Pokladna musí odpovídat za vedení faktur odpovídajících platbám provedeným prostřednictvím drobných peněz.

- Čas od času by měly být prováděny překvapivé peněžní počty, aby byla zajištěna přesnost hotovostního zůstatku uvedeného na drobné pokladně.

- Částka hotovosti v drobné hotovosti by neměla být příliš vysoká.

Dokumenty

Každá společnost definuje formáty, které mají být použity, a postup, který je třeba dodržet pro žádost o vrácení, ale v podstatě tento proces spočívá v sloučení všech plateb provedených na spodní část spodní krabice a příslušných podpor.

Je důležité, aby každá platba, a to i minimální, byla doložena příslušnou fakturou nebo případně rovnocenným dokumentem, kde lze jasně identifikovat společnost nebo osobu, které byla platba provedena, v případě závažných problémů, jako je manipulace daní a účetnictví.

Formát vrácení peněz

Depozitář odpovědný za nakládání s drobnými penězi musí vyplnit kupón s názvem „Vrácení drobných peněz“, který uvádí náklady vzniklé v daném období, aby mohl obdržet náhradu za spotřebované peníze.

Zaměstnanec musí předložit všechny původní doklady o výdajích připojené k vyplněnému formuláři pro vrácení drobných peněz:

Součet všech faktur a příjmů ve formuláři pro vrácení peněz a zbývající hotovost v drobné hotovosti se musí rovnat původní částce zálohy.

Celkový formát drobného vrácení peněz se součtem všech jednotlivých plateb je odeslán do kontroléru k závěrečné kontrole a autorizaci.

Poukaz na výplatu

Pro vrácení hodnoty vynaložených výdajů podle příjmů a drobných hotovostních faktur, které jsou uvedeny v dokumentu „drobná náhrada v hotovosti“, se vygeneruje doklad o platbě nebo výdaji, jak je uvedeno níže.

Všechny tyto dokumenty by měly být přiloženy k účetnímu záznamu voucheru.

Formulář pro vrácení peněz a originály veškeré dokumentace se zasílají na zpracování do oddělení závazků.

Doklad o propuštění se podává na jméno depozitáře drobné hotovosti, aby bylo možné v jeho jménu vystavit šek na požadovanou částku. Kontrolu vrácení peněz může správce složit soukromě.

Příklady

Společnost ABC se rozhodne přidělit 100 dolarů v hotovosti jako drobný peněžní fond svému provoznímu oddělení, aby mohla přímo zpracovat své nízké náklady.

Proto je 1. března doručena částka 100 $. Počáteční alokace drobných peněz bude zaznamenána v účetnictví takto:

Během měsíce března provedlo provozní oddělení prostřednictvím drobné hotovosti následující drobné platby:

- 3. ledna: nákup čaje za 10 USD.

- 15. ledna: nákup tiskovin za 50 USD.

- 27. ledna: platba instalatérovi za 20 $.

Tyto platby provedené s drobnou hotovostí budou zaznamenány v účetnictví takto:

Tato drobná hotovost musí být vrácena 31. března. Vzhledem k tomu, že celkové výdaje za měsíc činily 80 USD, bude to částka, kterou bude třeba uhradit:

Proto od 1. dubna bude mít spodní box opět 100 $, které mu byly původně přiděleny.

Reference

1. Fordham University (2019). Petty Hotovostní zálohové fondy a náhrady. Převzato z: fordham.edu.
2. Stanfordská univerzita (2019). Jak na to: Odměňte zaměstnance za drobnou hotovost. Převzato z: web.stanford.edu.
3. Zjednodušené účetnictví (2019). Účtování Petty Cash. Převzato z: Accounting-simplified.com.
4. Steven Bragg (2019). Petty cash accounting. Účetní nástroje. Převzato z: Accountingtools.com.
5. Gerencie (2017). Vrácení peněz v hotovosti. Převzato z: gerencie.com.