REENGINEERING PROCESŮ: TYPY, MODELY, FÁZE A PŘÍKLADY - DUDAS - 2025

Proces reengineering je strategie řízení podniku, který se zaměřuje na analýzu pracovních postupů a podnikových procesů v rámci organizace s cílem dosáhnout významného pokroku v oblasti výkonnosti, produktivity a kvality.

Jedná se o přehodnocení a přepracování způsobu práce s cílem lépe podporovat poslání organizace a snížit náklady. Obchodní proces označuje soubor vzájemně propojených úkolů nebo činností prováděných za účelem dosažení konkrétního výsledku.

Zdroj: pixabay.com

Začíná hodnocením poslání organizace, strategických cílů a potřeb zákazníků na vysoké úrovni. Jsou kladeny základní otázky, například: Je třeba znovu definovat misi? Jsou strategické cíle v souladu s posláním? Kdo jsou klienti?

Společnost může zjistit, že působí na základě pochybných předpokladů, zejména pokud jde o potřeby a přání svých zákazníků. Teprve poté, co organizace znovu zváží, co by měla dělat, se rozhodne, jak to udělat lépe.

Zaměření na procesy

V rámci základního hodnocení poslání a cílů se reengineering zaměřuje na procesy, kroky a postupy organizace, kterými se řídí způsob, jakým se zdroje používají k vytváření produktů a služeb, které vyhovují potřebám zákazníků. nebo konkrétní trhy.

Reengineering identifikuje, analyzuje a redesignuje základní obchodní procesy organizace s cílem dosáhnout dramatického zlepšení kritických měřítek výkonnosti, jako jsou náklady, kvalita, služby a rychlost.

Informační technologie jsou vnímány jako aktivátory umožňující vytvářet nové formy organizace a spolupráce, spíše než podporovat stávající obchodní funkce.

Procesní reengineering vychází ze své existence z různých oborů a lze identifikovat čtyři hlavní oblasti, které se mohou změnit: organizace, technologie, strategie a lidé. Procesní pohled se používá jako společný rámec pro zvážení těchto oblastí.

Typy

Existují tři různé typy reengineeringu procesů, které může začít každý podnik:

Reengineering pro zvýšení nákladů

Tento typ reengineeringu může vést společnost k mimořádnému snížení nákladů na nekritické procesy, ať už je radikálně změní nebo je zcela eliminuje.

Překračuje to, čeho lze dosáhnout obvyklým úsilím o snížení nákladů.

Reengineering je konkurenceschopnější

Snahou tohoto typu reengineeringu je snažit se ponořit do hlavních procesů produkovaných v podnikání.

Cílem je stát se nejlepším ve své třídě na světové úrovni a dosáhnout konkurenční rovnocennosti se společnostmi, které v minulosti stanovovaly pravidla a stanovovaly průmyslové standardy.

Reengineering pro radikální bod inovací

Tento typ reengineeringu se snaží najít a ovlivnit radikální body inovací, změnit stávající pravidla a vytvořit novou definici toho nejlepšího ve své třídě pro všechny společnosti, které se snaží stát se jedním.

Modely

Model ADKAR

Model se zaměřuje na prvek změny u lidí, konkrétně na to, jak zajistit, aby zaměstnanci zapojili podporu a věřili ve změnu.

Poté se model posouvá k obchodní dimenzi a zaměřuje se na identifikaci potřeby změny, cílů, které musí být splněny, jak budou tyto cíle splněny, a na časové rozpětí, ve kterém bude splněn.

K implementaci úspěšné strategie změny je třeba pečlivě dbát jak na obchodní, tak na osobní dimenzi. K zajištění podpory zaměstnanců existuje pět klíčových kroků.

Povědomí

Zaměstnanci si musí být vědomi toho, co přesně se děje a proč je to nutné. Pokud si zaměstnanci nejsou vědomi těchto věcí, mohou ztratit motivaci a směr v rámci strategie.

Management hraje klíčovou roli při zajišťování toho, aby si zaměstnanci byli plně vědomi všech prvků procesu změn.

Přání

Podpora strategie změny by měla přirozeně pocházet od zaměstnanců. Spíše než nutit změnu zaměstnanců, jejich zahrnutí do vize a rozvoje projektu zajistí jejich podporu konečnému výsledku.

Znalost

Reengineering pravděpodobně přinese změnu v rutině a dovednostech zaměstnanců, jakož i obecnou změnu v organizaci.

Z tohoto důvodu musí být zaměstnanci plně podporováni, aby tyto dovednosti získali a rozvíjeli.

Dovednost

Tyto znalosti musí být rozvíjeny, ale může k tomu dojít, pouze pokud mají jednotlivci potřebné dovednosti.

Zesílení

Proces změny a odměny pro jednotlivce, kteří změní své metody, by měli být posíleni po změně. To zajišťuje, že zaměstnanci odolávají pokušení proklouznout zpět do starých zvyků.

Přechodový model mostu

Hlavní síla modelu je, že se zaměřuje na přechod, nikoli na změnu. Rozdíl mezi nimi je jemný, ale důležitý.

Změna je něco, co se děje lidem, i když s tím nesouhlasí. Na druhé straně, přechod je to, co se děje v myslích lidí, když procházejí změnami.

Ke změně může dojít velmi rychle, zatímco k přechodu obvykle dochází pomaleji.

Model zdůrazňuje tři fáze přechodu, kterými lidé procházejí, když zažívají změnu. Tyto jsou:

- Ukončení, ztráta a propuštění.

- Neutrální zóna.

- Nový začátek.

Bridges říká, že lidé procházejí každou etapou vlastním tempem. Například ti, kteří jsou se změnami spokojeni, pravděpodobně postoupí rychle do třetí fáze, zatímco ostatní zůstanou v první nebo druhé fázi.

Fáze

Reengineering obchodních procesů není snadný úkol. Pokud nebude každá fáze úspěšně dokončena, pokusy o změnu mohou selhat.

Identifikujte a sdělte potřebu změny

Musí být provedeno vyšetřování. Jaké procesy nemusí fungovat? Je konkurence v některých ohledech lepší nebo horší než společnost?

Poté, co jsou k dispozici všechny informace, by měl být vypracován velmi úplný plán za účasti vůdců různých oddělení.

Vedení bude muset hrát roli prodejce. Budete muset sdělit velkou vizi změny a ukázat, jak pozitivně ovlivní i ty nejkvalifikovanější zaměstnance.

Sestavte tým odborníků

Stejně jako u jiných projektů i proces reengineering potřebuje tým vysoce školených a motivovaných lidí, kteří budou provádět potřebné kroky. Ve většině případů se tým skládá z:

Vedoucí pracovník

Pokud jde o zásadní změnu, potřebujete dohled nad někým, kdo se může rozhodovat a kdo se má obrátit přímo.

VRKAT

Bude třeba někoho, kdo zná komplikace tohoto procesu. Tam intervenční manažer zasahuje, pracoval s procesy a byl schopen přispět svými rozsáhlými znalostmi.

Reengineering odborníci

Budou potřebovat správní inženýři. Procesy reengineeringu mohou vyžadovat odborné znalosti v několika různých oblastech, od IT po výrobu.

Najděte neefektivní procesy a definujte klíčové ukazatele výkonu (KPI)

Musí být definovány správné KPI. KPI se obvykle liší v závislosti na optimalizovaném procesu.

Poté musí být procesy sledovány jednotlivě. Nejjednodušší způsob, jak toho dosáhnout, je zmapování obchodních procesů.

Je mnohem snazší, když máte vše písemně krok za krokem. Zde se hodí provozní manažer, protože usnadňuje definování a analýzu procesů.

Nejzákladnějším způsobem práce s procesy jsou vývojové diagramy. Vezměte tužku a papír a zapište si procesy krok za krokem.

Pokud máte více znalostí o technologii, použití softwaru pro analýzu procesů může vše mnohem usnadnit.

Přepracovat procesy a porovnat KPI

V tuto chvíli není co dodat. Nyní je třeba pokračovat v uvádění teorií do praxe a sledovat, jak jsou udržovány KPI.

Pokud KPI ukáže, že nové řešení funguje lépe, můžete začít škálovat řešení pomalu a uvést jej do činnosti v rámci stále více obchodních procesů.

Příklady

Ford Motors

V 80. letech prošel americký automobilový průmysl recesí. Ve snaze snížit náklady se Ford rozhodl důkladně analyzovat obchodní procesy některých svých oddělení a pokusit se najít neefektivní procesy.

Všimli si, že v účetním oddělení pracovalo více než 500 lidí. Pro srovnání, zhruba 100 lidí pracovalo ve stejném oddělení u svého konkurenta Mazdy.

Přestože byl Ford větší společností, stanovil měřitelný cíl, kterým bylo snížit počet zaměstnanců v tomto oddělení na pouhých 200 lidí.

Zahájili proces reengineeringu, aby zjistili, proč má oddělení tolik zaměstnanců. Analyzovali současný systém a zjistili, že funguje takto:

- Když nákupní oddělení napsalo objednávku, poslalo kopii účetnímu oddělení.

- Poté oddělení pro kontrolu materiálu obdrželo zboží a zaslalo kopii dokladu o závazcích.

- Dodavatel zároveň zaslal potvrzení o dodávce zboží na účty splatné.

Úplně nový proces

Účtník, který má být zaplacen, musel tyto tři příkazy vyrovnat, a tím, že je vyrovnal, vydal platbu ručně. Tento proces vyžadoval hodně pracovníků v oddělení.

Místo malých změn vyvinul Ford zcela nový proces. Informační technologie hrály v tomto novém procesu důležitou roli.

Vyvinuli databázi, do které bylo zasláno oznámení, když nákupní oddělení zadalo objednávku.

Když byly materiály dodány, zadal je pracovník skladu do počítače. Tímto způsobem mohl okamžitě ověřit, zda byly dodané materiály v pořádku, takže byly automaticky zaplaceny později.

Tímto způsobem byly zcela eliminovány účty povinných úředníků z hledání odpovídajících objednávek, čímž se snížil počet úředníků o 75%.

Taco zvonek

Taco Bell přestavěl své podnikání, soustředil se více na aspekt služeb a centralizoval svou výrobní oblast.

S vytvořením programu K-Minus bylo nyní mimo restauraci připraveno maso, kukuřice, fazole, hlávkový salát, sýr a rajčata pro jejich restaurace. V restauracích byly tyto připravené ingredience smontovány pouze tehdy, když o ně zákazník požádal.

Mezi úspěchy tohoto nového způsobu práce patří zvýšená motivace zaměstnanců, lepší kontrola kvality, méně nehod, větší úspory a více času na zaměření na zákaznický servis.

Výhody a nevýhody

-Výhoda

Snižte náklady a doby cyklu

Procesní reengineering snižuje náklady a dobu cyklu tím, že vylučuje neproduktivní činnosti a zaměstnance, kteří je vykonávají.

Týmová reorganizace snižuje potřebu různých úrovní správy, zrychluje informační toky, eliminuje chyby a přepracování způsobené více přenosy.

Zlepšit kvalitu

Reengineering procesů zlepšuje kvalitu snížením fragmentace práce a stanovením jasného vlastnictví procesů.

Pracovníci přebírají odpovědnost za svou výrobu a mohou měřit svůj výkon na základě rychlé zpětné vazby.

Zvyšte produktivitu

Cílem reengineeringu procesů je modernizace zastaralých procesů a často i časově úsporných výsledků. Organizace může například zjistit, že určitý proces mohou provádět dva zaměstnanci místo čtyř.

Orientace na zákazníka

Přechodem z úkolu na procesně orientovaný je důraz na zákazníka. To má tu výhodu, že všechny irelevantní procesy rychle přicházejí do popředí, a poté je lze snadno odstranit nebo upravit.

Zlepšit konkurenční postavení

Obvykle jsou změny, které organizace provádí, znatelné pouze postupně. Chcete-li však zůstat konkurenceschopní a uspokojit potřeby zákazníků, musíte jednat náležitě.

Při reengineeringu procesů jsou radikální změny prováděny v relativně krátkém časovém období.

- Nevýhody

Personální přizpůsobení

Někteří pracovníci se nemusí přizpůsobit změnám a noví manažeři se mohou cítit ohromeni. Ostatní pracovníci se stanou zastaralými, pokud bude jejich primární role odstraněna v rámci kontroly procesu.

Pokud zaměstnanec v pondělí ráno uslyší, že byl celý jeho popis práce změněn, mohlo by to vypadat znepokojivě.

Proto je velmi důležité, aby provedené změny byly zaměstnanci dobře sděleny.

Vyžaduje investici

Reengineering procesů obvykle vyžaduje investice, zejména do technologie. Zastaralé metody, jako je ruční provádění úkolu, jsou nahrazovány počítačovými programy.

Programy zvyšují efektivitu a snižují chyby, ale společnost musí investovat do softwaru a školení, což je drahá možnost pro společnosti, které chtějí okamžitě snížit náklady.

Reference

1. Wikipedia, encyklopedie zdarma (2019). Reengineering obchodních procesů. Převzato z: en.wikipedia.org.
2. Sonia Pearsonová (2019). Business Process Reengineering (BPR): Definice, kroky, příklady. Tallyfy. Převzato z: tallyfy.com.
3. Janse (2018). Business Process Reengineering (BPR). ToolsHero: Převzato z: toolshero.com.
4. Katayoun Atefi (1997). Formální modely reengineeringu podnikových procesů pro návrh a validaci návrhu. Převzato z: eil.utoronto.ca.
5. Chytrý ISM (2019). Zvýšení konkurenceschopnosti vaší firmy díky reengineeringu podnikových procesů (BPR). Převzato z: cleverism.com.
6. Organizace společnosti (2017). Druhy reengineeringu. Převzato z: organizacionempresa.xyz.
7. Business Jargons (2019). Reengineering obchodních procesů. Převzato z: businessjargons.com.
8. Anna Assad (2017). Nevýhody a výhody BPR. Bizfluent. Převzato z: bizfluent.com.