ZPRÁVA O ČINNOSTI: JAK NA TO, STRUKTURA A PŘÍKLAD - DUDAS - 2025

Zpráva o činnosti je podrobnou zprávou o každodenních organizačních činnostech. Tato zpráva obsahuje údaje týkající se výrobních záznamů, nákladů, výdajů na zdroje, komplexního zkoumání procesů a dokonce i účetnictví.

Tato zpráva přichází v různých časových rámcích, ale obecně se zaměřuje na krátkodobé období. Zprávu o činnosti mohou zúčastněné strany rovněž upravit, přizpůsobit ji svým potřebám a poskytnout tak jasnější informace.

Zdroj: pixabay.com

Potenciálními příjemci, kteří mohou použít informace ve zprávě o činnosti, jsou lidé, kteří pracují v rámci společnosti, obchodní partneři, dodavatelé a zákazníci.

Tato pravidelná aktualizace může oslovit mnoho diváků nákladově efektivně, pokud je zveřejněna online nebo odeslána do velké e-mailové skupiny prostřednictvím přílohy.

Sdílení zprávy o činnosti usnadňuje informování lidí o obchodních podmínkách, aby mohli lépe rozhodovat.

Z čeho se skládá?

Zpráva o činnosti je procedurální zpráva o provozních podrobnostech, které představují současnou činnost pracovního týmu. Jejím cílem je podporovat každodenní činnost organizace.

Informace ve zprávě o činnosti zahrnují zásadní informace o závazcích, rutinách, postavení a vývoji řídícího týmu a samotného projektu.

Pracovní týmy provádějí zprávy o činnosti, včetně členů týmu. Dokonce i vedoucí podniků mohou vytvářet zprávy o činnosti, pokud potřebují poskytovat informace a aktualizace svému nadřízenému.

Navíc je sekretář týmu obvykle určen k vytvoření zprávy o činnosti. Jsou také časy, kdy musí generální ředitel poskytnout zprávu o činnosti přidruženým společnostem.

Důležitost

Zpráva o činnosti se provádí z několika důvodů. Zaprvé pomáhá pracovním týmům a vůdcům průběžně aktualizovat informace a umožňuje jim poznat stav a postup týmu.

Budou známy i úspěchy a problémy týmu, jakož i budoucí plány, strategie, akce a hodnocení.

S informacemi obsaženými ve zprávě budou členové týmu, vedoucí a přidružení schopni porovnat data, analyzovat je, generovat závěry a závěry a také učinit racionální rozhodnutí, která jim pomohou dosáhnout jejich individuálních a skupinových cílů.

Zprávy o činnosti mohou také obsahovat naléhavé informace, nové nebo nápravné, které pomáhají týmu přizpůsobit jeho plány, strategie a budoucí akce.

Všimněte si chyb

Někteří vlastníci podniků se spoléhají na zprávu o činnosti, aby určili, co se ztratilo, když byly mimo budovu.

Například majitel školky chce vědět, zda bylo dítě zraněno. Majitel obchodu chce vědět, kolik klientů zrušilo jejich schůzky, protože si vybrali jiné obchody.

Jak se to dělá?

Musí být zahrnuty objektivní, úplné, přesné a aktuální informace. Tyto prvky slouží jako sloupy pro dobrou zprávu.

Měly by být zahrnuty některé body, jako jsou úspěchy a problémy, protože také pomáhají členům týmu a vedoucím pozorovat jejich výkon, což jim umožňuje dosáhnout jejich cílů.

Úspěchy budou odrážet vaše silné stránky a schopnosti a mohou motivovat členy týmu. Zahrnuty jsou také problémy, ať už skutečné nebo potenciální, takže můžeme hovořit o možných způsobech řešení nebo předcházení problémům.

Typ zahrnutých informací se liší podle typu podnikání. Zpráva o činnosti obecně odráží současnou úroveň činnosti společnosti. Do určité míry také odráží dopad nedávných obchodních událostí.

-Kategorizujte informace

Zpráva o činnosti nabízí různé kategorie informací, které potřebujete vědět na první pohled.

Můžete například zahrnout údaje o míře účasti zaměstnanců, procentuálním podílu obsazených pozic, denním objemu prodeje, počtu otevřených nebo uzavřených nových účtů, pohledávkách proti inkasovaným platbám a objemu stížností zákazníků.

-Ostatní typická témata

- Jaké jsou skutečné hrozby? Jak budou vyřešeny?

- Jaké strategie řízení a akce budou prováděny, aby byly v souladu s plány?

- Byly strategie řízení a akce dříve implementované úspěšné?

- Jaké jsou silné a slabé stránky při řízení pracovního týmu?

- Jaký je trend ve výkonu managementu? Jaké jsou důsledky pro budoucí výkon?

Struktura

Shrnutí

Hlavní body zprávy jsou shrnuty, jako je téma, které má být projednáno, získaná data, metody analýzy dat a doporučení na základě těchto údajů. Je umístěn tak, aby ředitelé nemuseli číst celou zprávu.

Úvod

Zdůrazňuje hlavní témata obsažená ve zprávě a poskytuje základní informace o tom, proč byly údaje shromážděny.

Tělo

Popište problém a údaje, které byly shromážděny, jak byly shromážděny, analyzujte hlavní zjištění.

Lze ji rozdělit do podsekcí, přičemž záhlaví zvýrazní konkrétní bod, který podsekce pokryje.

závěr

Vysvětluje, jak lze interpretovat údaje popsané v textu dokumentu nebo jaké závěry lze vyvodit.

Navrhněte, jak použít data ke zlepšení některých aspektů podnikání, nebo doporučit další výzkum.

Reference

Uvádí zdroje použité k výzkumu nebo sběru dat pro sestavu. Poskytují důkaz o zahrnutých bodech a umožňují vám zkontrolovat původní zdroje dat.

slepé střevo

Je volitelný a zahrnuje technické informace, které nejsou nezbytné pro vysvětlení poskytnuté v těle a závěr, ale které podporují zjištění.

Příklad

Příklady zpráv o činnosti zahrnují denní zprávy o pokladně bankomatů, denní úpravy účtu, denní výrobní protokoly, cestovní záznamy za lety a transakční protokoly.

Výkaz prodeje

Manažeři občas potřebují sledovat výši tržeb nebo výši výnosu vytvořeného konkrétním prodejcem.

Zpráva o prodeji poskytuje přehled o výši prodejů a výši výnosů generovaných během konkrétního časového období.

Pro každý den v časovém období graf zobrazuje počet zpracovaných objednávek. Další graf ukazuje příjmy získané za každý den.

Součet celkového počtu prodejních objednávek za každý den určuje výdělek.

Zpráva o inventuře

Manažer zásob může potřebovat vědět, zda je nabídka dostatečná k uspokojení poptávky, a v průměru, jak dlouho bude aktuální nabídka trvat.

Zpráva o dodacích dnech poskytuje přehled o odhadovaném počtu dní, kdy bude zásoba k dispozici, a celkové nabídce a poptávce.

Reference

1. Audra Bianca (2018). Co je denní přehled operací? Small Business - Chron. Převzato z: smallbusiness.chron.com.
2. Team Reporter (2018). Provozní hlášení. Převzato z: teamreporterapp.com.
3. IBM (2018). Vzorové zprávy pro provozní hlášení. Převzato z: ibm.com.
4. Wikipedia, encyklopedie zdarma (2018). Provozní hlášení. Převzato z: en.wikipedia.org.
5. Sisense (2018). Co je to provozní hlášení? Převzato z: sisense.com.