ŽÁDOST O OBJEDNÁVKU: TYPY, JAK JE VYROBENA A PŘÍKLADY - DUDAS - 2025

Formulář žádosti o objednávku je dokument vytvořený oddělením uživatele nebo pracovníky skladu, který oznámí oddělení nákupu položky, které je třeba objednat, množství a časový rámec dodání. Nákup od firmy začíná shromažďováním požadavků.

Po jejich kompilaci by mělo být nákupní oddělení informováno. Žádost o objednávku je dokument, který bude obsahovat seznam těchto požadavků. Aby nedocházelo k podvodům, není vedoucím oddělení obecně zakázáno objednávat přímo od dodavatelů nebo nakupovat jménem společnosti.

Místo toho je to jiné oddělení zvané nákupní oddělení, které skutečně zadává objednávky u externích prodejců. Manažeři různých oddělení používají formuláře žádosti o objednávku, aby informovali toto oddělení o tom, jaké materiály je třeba zakoupit.

Požadavky na objednávku a objednávky jsou klíčové dokumenty v procesu získávání položek, které společnost potřebuje pro svůj provoz, standardizaci procesu objednávek interně a externě.

Typy

Klíčové body ohledně požadavku na nákup jsou následující:

- Je to požadavek na oddělení nákupu, aby získal určitý seznam materiálů.

- Potřebujete souhlas nákupní organizace.

- Jedná se o interní dokument; to znamená, že zůstává v organizaci.

Můžete vytvořit požadavek na objednávku pro následující typy zakázek:

Standard

Získat zásoby a materiály od dodavatelů, a to jak pro výrobní procesy, tak pro kancelářský spotřební materiál a další aktiva.

Outsourcing

Dodávat surovinu dodavateli, a tím získat hotový produkt.

Zásilka

Získání materiálu, který je uložen v zařízeních společnosti a za to je dodavateli zaplaceno.

Převod

Získat materiály od jiného oddělení nebo oblasti, která je ve stejné organizaci.

Externí služba

Získat služby poskytovatele třetí strany, například provádění údržby zařízení.

Jak je rozpracováno?

Základní komponenty, které tvoří požadavek na objednávku, jsou:

- Číslo žádosti, které umožňuje identifikaci dokumentu. Musí být předtištěný.

- Žádající oddělení.

- Datum žádosti a požadované datum dodání.

- jméno osoby, která připravuje žádost, a podpis osoby, která provádí příslušné oprávnění.

- Požadované položky musí být podrobně popsány, aby se zabránilo nepřesným údajům. Částka musí být přesná; je velmi důležité umístit požadovanou jednotku (kilogramy, litry, jednotky atd.).

- Podpis vedoucího nákupního oddělení, který nákup schválí nebo neschválí.

- Pokud již dodavatelé požadovali kotace, musí být přiloženy k žádosti.

Proces požadavku na objednávku

Proces požadavku na objednávku používají organizace k zadávání a sledování objednávek na dodávky. Může to být cokoli od surovin po kancelářský nábytek a další.

Pokud vedoucí oddělení zjistí, že v materiálu dochází málo, vyplní formulář žádosti o objednávku, který obsahuje pole uvedená výše.

Žádost o objednávku je formulář, který oddělení společnosti odešle oddělení nákupu a uvádí položky, které chce objednat u externího prodejce.

Tento proces umožňuje uživatelům zadávat objednávky, přijímat souhlas supervizora a co je nejdůležitější, umožnit prodejcům třetích stran předkládat cenové nabídky.

Když manažer nákupu v tomto procesu obdrží požadavek na objednávku, může zkontrolovat všechny informace předložené zdrojovým uživatelem. Manažer jednoduše vybere, zda je žádost schválena nebo ne.

Pokud není schválen, je třeba uvést důvod pro rozhodnutí a žádající oddělení bude o tomto rozhodnutí informováno. Pokud však manažer dá souhlas, dalším krokem bude vyžádání nabídky od dodavatelů.

Důležitost

Zahajte proces nákupu

Čas od času budou oddělení společnosti potřebovat materiály; požadavek na objednávku zahajuje proces nákupu. Oddělení nákupu bude jednat podle síly dokumentu.

Dojde-li k problémům, bude dokument sloužit jako důkaz, že oddělení objednávalo dodávky s určitou komunikací.

Je to kontrolní nástroj

Pokud neexistují řádné kontroly, mohou být zaměstnanci zapojeni do podvodů, protože mohou požadovat materiály pro osobní použití.

V případě požadavku na nákup existují opatření, která zajistí, že nedochází k podvodům. Žádost musí projít několika rukama, aby byla zajištěna přesnost a nezbytnost.

Chraňte firmu

Zavedením příkazů k zabavení jsou vyloučeny šance na podvod. Chráněna jsou také aktiva společnosti.

Centralizace nákupního procesu

Pokud organizace vyžaduje, aby všechny požadavky byly prováděny centrálně prostřednictvím nákupního oddělení, je snadné celý proces řídit.

Výhodou jsou i kupující, protože nyní mohou sdružovat nákupy a využívat kupní sílu organizace k vyjednávání lepších podmínek.

Příklady

Příklad 1

Číslo žádosti: 00455

Datum: 15. května 2018

Jméno žadatele: Annaliese Corvo

Pozice: školitel

Oddělení: Personální školení

Důvod žádosti: Následující články musí být použity v výcvikovém kurzu „Zajištění kvality“, který bude uveden v týdnu od 16. do 20. července 2018.

- 01 značek flip chart.

- 12 tužek.

- 01 flip chart s 20 bílými listy: 1 metr široký a 1,5 metrů dlouhý.

- 12 jednorázových notebooků normální velikosti.

- 06 barevných značek na tabuli.

- 12 vymazání k vymazání.

- 12 modrých inkoustových per.

Připojeny jsou 2 citace od dodavatelů tiskovin.

Autor: Alberto Moreno

Pozice: manažer lidských zdrojů

Management lidských zdrojů

Příklad 2

Confecciones Tely, výrobní oddělení SA musí objednat různé materiály a vyplnit formulář žádosti o objednávku. Tento formulář oznamuje oddělení nákupu, že jsou tyto zásoby potřebné.

Oddělení nákupu může obdrženou rekvizici schválit nebo zamítnout. Po schválení bude vytvořena objednávka.

Objednávka je odeslána prodejci k nákupu produktů. Dodavatel vyrábí a dodává výrobky s fakturou.

Přijímající oddělení obdrží produkty a doručí zprávu o přijetí účetnímu oddělení.

Jsou-li všechny doklady v souladu, vydá účetní oblast schválení faktury pokladníkovi, což naznačuje, že platba může být provedena dodavateli.

Reference

1. Obchodní slovník (2018). Požadavek k nákupu. Převzato z: businessdictionary.com.
2. MyAccountCourse (2018). Co je to požadavek na objednávku? Převzato z: myaccountcourse.com.
3. Lesní čas. Rozdíl mezi žádostí a objednávkou. Small Business - Chron. smallbusiness.chron.com.
4. Dani Hao (2018). Co je to požadavek na objednávku a proč je to důležité pro vaše podnikání. Procurify. Převzato z: blog.procurify.com.
5. Výukový program Point (2018). SAP MM - Požadavek na nákup. Převzato z: tutorialspoint.com.