VÝKONNÝ TAJEMNÍK: PROFIL, NEZBYTNÉ DOVEDNOSTI A FUNKCE - DUDAS - 2025

Výkonný tajemník je zaměstnání nebo povolání, které slouží k zajištění maximální možné míře podpořit vysoce postavených zaměstnanců v podniku nebo organizace. Bude to ten, kdo bude organizovat a udržovat rozvrh vedoucích pracovníků a pomáhat jim provádět širokou škálu administrativních úkolů.

Cílem je přispět k celkové efektivitě podnikání zajištěním toho, že všechny administrativní úkoly, které vám budou přiděleny, budou provedeny včas a efektivně. Tajemník je osoba, která poskytuje administrativní podporu. Mohou provádět úkoly, jako je psaní a ukládání, odpovídání na telefon a přenos zpráv.

Zdroj: pixabay.com

Na druhé straně výkonný tajemník nebo administrativní asistent také některé z těchto činností provádí, koordinuje kancelář, zkoumá produkty, spolupracuje s dodavateli, objednává produkty a vytváří databázi..

Výkonní tajemníci obvykle dostávají vyšší platy než tajemníci, protože vykonávají funkce na vysoké úrovni a zvyšují produktivitu kanceláře.

Požadovaný profil

- Bakalářský titul v oboru podniková administrativa nebo související obory.

- Prokázaná zkušenost jako výkonný tajemník nebo podobná administrativní role.

- Musí být kompetentní pro komplexní zacházení s Microsoft Office a pro back-office software, například ERP systémy.

- Hloubkové znalosti správy kanceláří a základních účetních postupů, jakož i příslušného technického slovníku používaného v průmyslu.

- Znalost základních výzkumných metod a technik podávání zpráv.

- Vynikající organizační a časové dovednosti.

- Vynikající komunikační a vyjednávací schopnosti.

- Integrita a důvěrnost.

Výkonní tajemníci musí být rychlí profesionálové se skvělými dovednostmi v oblasti řízení času a schopností multitaskingu. Vedoucí pracovníci se mohou se svou pečlivostí a kompetencí ve své práci soustředit na své manažerské povinnosti, aniž by se museli obávat jiných úkolů.

Mnoho manažerů se silně spoléhá na svého výkonného tajemníka, aby koordinovalo každodenní úkoly a udržovalo je v plánu. Jako správci času manažera jsou vyžadována taktika a asertivita.

Potřebné dovednosti

Výkonní tajemníci musí mít znalosti základních dovedností, jako je psaní, gramatika, pravopis a interpunkce, a musí mít zkušenosti s používáním kancelářského vybavení a běžných softwarových aplikací, jako je zpracování textu, tabulky a grafika.

Stejně tak musí mít vynikající dovednosti v řízení času a schopnost efektivně zvládat různé odpovědnosti.

Na druhé straně výkonný tajemník také potřebuje další vlastnosti, jako je dobrý úsudek, diplomacie, diskrétnost a schopnost samostatně řešit problémy.

Potřebují silné komunikační dovednosti, aby mohli komunikovat s veřejností, psát zprávy a revidovat publikace.

Aktivně poslouchejte

Musíte vědět, jak věnovat plnou pozornost tomu, co říkají ostatní, a věnovat čas tomu, aby porozuměli zjištěným bodům, položit otázky podle potřeby a nepřerušovat je v nevhodných časech.

Čtení s porozuměním

Plné porozumění písemným větám a odstavcům v pracovních dokumentech.

Organizace času

Umíte efektivně řídit jak svůj vlastní čas, tak čas ostatních.

Umět mluvit

Mluvte jasně s ostatními lidmi, abyste mohli účinně předávat informace.

Psaní

Mít účinnou písemnou komunikaci podle potřeb publika.

Kritické myšlení

Využití logiky a zdůvodnění, aby bylo možné identifikovat silné a slabé stránky řešení, závěrů nebo alternativních přístupů k vznikajícím problémům.

Proaktivní učení

Porozumět důsledkům nových informací pro současné a budoucí řešení problémů a rozhodování.

Koordinace

Úprava akcí ve vztahu k jednání ostatních.

Posouzení

Přezkum a hodnocení výkonu sebe samých, ostatních lidí nebo organizací, za účelem zlepšení nebo přijetí nápravných opatření.

Funkce

Výkonný tajemník může být zodpovědný za drobné peníze a účetnictví, ale mohl by také spravovat rozpočet. Články můžete publikovat na webových stránkách, ale můžete je také navrhnout a spravovat.

Můžete zadat data do tabulky, kterou jste navrhli a použili pro své funkce hlášení.

Výkonný tajemník může dohlížet na administrativní zaměstnance. Často podléhá přímo generálnímu řediteli a může podpořit jednoho nebo více vedoucích pracovníků.

Odpovědnosti

Pozor na vedoucí pracovníky

- Udržovat agendu vedoucích pracovníků a pomáhat při plánování schůzek, schůzí správní rady, konferencí atd.

- Zúčastněte se schůzek, abyste připravili zápisy a zápisy ze schůzí, poté je sestavte, přepište a distribuujte.

- Učinit veškerá cestovní opatření pro vedoucí pracovníky: nákup vstupenek, rezervace hotelu, dodání cestovních nákladů, správa a kontrola příslušné dokumentace atd.

- Provádět pověřená vyšetřování, shromažďovat údaje a připravovat dokumenty nebo zprávy k posouzení a předložení výkonnými orgány, výbory a představenstvími, jak bylo přiděleno.

- Zacházejte s důvěrnými dokumenty a ujistěte se, že zůstávají chráněné a bezpečné.

Interní a externí interakce

- Přijímat a filtrovat telefonní hovory a přesměrovat je na vhodnou osobu, je-li to vhodné.

- Spravujte, určujte priority a distribuujte veškerou příchozí nebo odchozí korespondenci (e-mail, dopisy, faxy, balíčky atd.), Čtěte a analyzujte příchozí poznámky, prezentace a zprávy, abyste určili jejich význam a naplánovali jejich distribuci.

- Připravit odpovědi na korespondenci obsahující rutinní dotazy.

- Sledovat používání kancelářských potřeb a sjednat podmínky s dodavateli, aby se zajistilo vyšší ziskovost objednávek.

- Setkávat se s jednotlivci, zájmovými skupinami a dalšími, jménem vedoucích pracovníků, výborů a správních rad.

- Vítejte návštěvníky a zjistěte, zda by jim měl být poskytnut přístup ke konkrétním lidem.

Administrativní podpora

- Uchovávejte elektronické a papírové záznamy v evidenci a zajistěte, aby informace byly uspořádány a snadno přístupné pro rychlé vyhledávání.

- Připravovat faktury, zprávy, dopisy, finanční výkazy a další dokumenty pomocí softwaru pro zpracování textu, tabulek, databází a / nebo prezentací, a poskytovat také odpovídající pomoc v účetnictví.

- Provádět obecné kancelářské úkoly, jako je údržba správních systémů a provádění základních účetních úkolů.

- Koordinovat a řídit kancelářské služby, jako jsou záznamy a rozpočtování, na pomoc vedoucím pracovníkům.

- Stanovit administrativní zásady a postupy a dohlížet na ně, a to jak pro zaměstnance úřadu, tak i pro organizaci.

- Prověřit provozní postupy a postupy a určit, zda lze dosáhnout zlepšení v oblastech, jako je pracovní tok, postupy podávání zpráv nebo výdaje.

- Dohlíží a školí ostatní administrativní personál.

Reference

1. Funkční (2018). Popis funkce výkonného tajemníka. Převzato z: resources.workable.com.
2. Beth Greenwood (2018). Rozdíl mezi tajemníkem a výkonným tajemníkem. Práce - Chron. Převzato z: work.chron.com.
3. Plánovač kariéry (2018). Výkonný tajemník a administrativní asistent. Převzato z: job-descriptions.careerplanner.com.
4. Hrvillage (2018). Výkonný sekretář Popis práce. Převzato z: hrvillage.com.
5. BSR (2018). Povinnosti výkonného tajemníka. Převzato z: bestsampleresume.com