TRVALÝ INVENTÁRNÍ SYSTÉM: PROVOZ, VÝHODY - DUDAS - 2025

Systém trvalých zásob je metoda účtování zásob, která okamžitě zaznamenává prodej nebo nákup zásob pomocí počítačových systémů a softwaru pro správu podnikových aktiv.

Ukazuje poměrně podrobný pohled na změny zásob s okamžitými zprávami o množství zásob na skladě a přesně odráží úroveň dostupného zboží.

Trvalý inventář je upřednostňovanou metodou sledování zásob, protože může trvale generovat přiměřeně přesné výsledky, pokud je správně spravován.

Jako podnikání je mít více inventáře, než potřebujete, nákladné a může vést k plýtvání. Na druhou stranu mít příliš málo znamená, že riskujete zklamání zákazníků a ztrátu výnosů z prodeje svým konkurentům.

Protože software neustálého inventáře je vždy aktuální, máte okamžitý přehled o stavu zásob, což vám umožní rychleji reagovat na změny poptávky.

Jak postup funguje?

Se systémem trvalého inventáře společnost neustále aktualizuje záznamy o zásobách, účtuje o svých přírůstcích a odečítá za činnosti, jako jsou:

- Zakoupené položky zásob.

- Zboží prodávané ze skladu.

- Materiály převzaté ze soupisu pro použití ve výrobě.

- Vyřazené položky.

Systém funguje perfektně, když je propojen s počítačovou databází a je aktualizován v reálném čase zaměstnanci skladu pomocí čteček čárových kódů nebo prodejci používajícími terminály v místě prodeje.

Periodický soupis versus trvalý soupis

Tradičně, pokud jste chtěli vědět, kolik položek bylo ve skladu k dispozici, musíte provést fyzický počet a sladit je s manuálními nebo automatizovanými dávkovými systémy.

Společnosti fyzicky účtovaly zásoby na konci určeného období a údaje o stavu zásob byly v té době aktualizovány. Toto je známé jako systém periodického inventáře, protože informace jsou pravidelně aktualizovány.

Systém trvalých zásob používá software a procesy správy zásob, které umožňují aktualizaci pohybu zásob v reálném čase.

Zaměstnanci používají snímače čárových kódů k zaznamenávání prodejů, nákupů nebo návratů v okamžiku, kdy k nim dojde.

Tyto informace jsou odeslány do databáze, která je neustále aktualizována, aby zaznamenávala každou změnu. Neustálá aktualizace inventáře je to, co dává systému název a odlišuje jej od periodického přístupu.

Účty trvalých zásob

V tomto systému není nutné udržovat nákupní účet, protože účet zásob se účtuje přímo při každém nákupu zboží.

Účty, které mají být zaúčtovány v tomto systému, jsou:

- Při nákupu zboží za účelem jeho skladování v inventáři:

- Pokud vzniknou náklady, jako jsou náklady na dopravu, pojištění atd., Připočtené k nákladům na zboží:

- Pokud je zboží vráceno dodavateli:

- Při prodeji zboží:

- Pokud je zboží vráceno zákazníky:

- Pokud je zjištěn rozdíl mezi částkou inventárního účtu a fyzickým počtem:

Výhoda

Umožňuje přesné doplnění

Změny stavu zásob se zaznamenávají v reálném čase při nákupu a prodeji zásob. To vám umožní vytvářet sestavy, které okamžitě identifikují položky inventáře, které jsou málo.

Objevte pokles a krádež

V systému periodického inventáře je inventura upravena na konci období, čímž se potvrdí počet fyzických zásob. Tím se skryje jakékoli krádeže, poklesy nebo dokonce chyby při počítání, když se tato úprava převede na účet prodaného zboží.

Trvalý systém porovná hodnotu inventáře v systému s počítáním na konci období a umožní vám prozkoumat jakékoli nesrovnalosti.

Vytváří přesnější mezitímní účetní závěrky

Protože v systému periodického inventáře se hodnoty zásob během období nemění, jsou inventární účet v rozvaze i náklady na účet prodaného zboží ve výkazu zisků a ztrát během celého období nesprávné. doba.

Trvalý systém udržuje tyto částky správné a poskytuje přesnější sadu finančních výkazů po celé období.

Bližší řízení úrovní zásob

Úrovně zásob jsou vždy správné a jsou kdykoli dostupné online. Můžete správně spočítat svůj obrat a zjistit, zda se prodej zpomaluje nebo zda se produkty již neprodávají rychle.

Integrace s jinými podnikovými systémy

Informace o zásobách v reálném čase jsou životně důležité pro finanční a účetní týmy. Integrace systému zásob s finančními systémy pomáhá zajistit přesné daňové a regulační výkaznictví.

Prodejci mohou poskytnout lepší zkušenosti se zákazníky a přímo ovlivnit jejich pověst. Jeho integrace s merchandisingovými systémy dává tomuto týmu aktuální snímek o tom, co se prodává a co ne.

Nevýhody

Vysoké náklady na implementaci

Aby bylo možné používat systém trvalého inventáře, musí podnik nejprve nainstalovat specializované vybavení a software. Vyžaduje velkou počáteční investici, spoustu prostředků a času pro správnou implementaci systému.

Po instalaci potřebného vybavení a softwaru bude jejich pravidelná údržba a aktualizace i nadále povinné a podniky budou ještě dražší.

Větší složitost

Vyžaduje od společností, aby nabízely školení všem zaměstnancům kvůli složitosti systému.

Zaměstnanci budou potřebovat školení o tom, jak používat jedinečný software společnosti, a také školení o používání speciálního vybavení, jako jsou skenery.

Zaznamenaný inventář nemusí odrážet skutečný inventář

Může být nevýhodou, že transakce budou zaúčtovány, jakmile k nim dojde, protože zaúčtovaný inventář nemusí odrážet skutečný inventář v průběhu času.

Je to proto, že v systému trvalého inventáře se počty fyzických zásob často nepoužívají.

S větším počtem lidí vstupujících do transakcí v systému společnost nese větší riziko chyb v důsledku lidské chyby.

Více času na spotřebu

Se systémem periodického inventáře přidělují společnosti určitý čas na zaznamenávání zásob.

Mohou být registrovány týdně, měsíčně nebo dokonce ročně. Díky tomu je systém periodických zásob méně časově náročný než systém trvalých zásob.

U trvalého systému musí být každá transakce zaznamenána okamžitě. Auditoři by měli prověřit transakce, aby se ujistili, že jsou správné a stále je třeba provést fyzické inventury, aby se zjistily nesrovnalosti v číslech.

Reference

1. Steven Bragg (2017). Věčný inventární systém. Účetní kurzy a knihy CPE. Převzato z: Accountingtools.com.
2. Investopedia (2018). Věčný inventář. Převzato z: investopedia.com.
3. Účetnictví pro řízení (2017). Věčný inventární systém. Převzato z: Accountingformanagement.org.
4. Oracle Netsuite (2018). Proč používat soustavný inventární systém? Převzato z: netsuite.com.
5. Angie Mohr (2018). Výhody systému trvalé inventury. Small Business - Chron.com. Převzato z: chron.com.
6. Tanya Robertson (2018). Nevýhody systému kontinuální inventury. Small Business - Chron.com. Převzato z: smallbusiness.chron.com.