- Jaká je hodnota správních záznamů?
- Kdo jsou účastníci správního aktu?
- Jaký je obsah vyžadovaný pro administrativní záznam?
- Příklady
- První příklad
- Druhý příklad
- Reference
Administrativní úkon je dokument, ve kterém jsou události, které nastaly na pracovníka nebo skupiny pracovníků písemně zaznamenána a jako listinné důkazy. Většinou se jedná o záznamy o nepravidelných pracovních situacích nebo o nedodržování předpisů, které ukládají sankce.
Nesrovnalosti zaznamenané ve správních záznamech musí spadat do mezer zahrnutých do platných pracovních předpisů; to znamená, že se musí promítnout do pracovní smlouvy, jakož i do federálního pracovního práva a vnitřních pracovních předpisů.
Jaká je hodnota správních záznamů?
Dokumentování relevantních pracovních incidentů v administrativních záznamech je vysoce doporučenou praxí, protože je lze použít „a posteriori“ dvěma způsoby:
- Dokázat skutečnosti před smírčími a rozhodčími radami v případě pracovního sporu
- Akreditovat profil nejvyšších zaměstnanců v případě propuštění, protože uvedený profil je hodnocen mimo důvod stanovený pro ukončení pracovní smlouvy.
Kdo jsou účastníci správního aktu?
Je nezbytné určit cíl vypracování správního aktu, aby bylo možné určit, kdo musí být účastníky, kteří musí dokument prokázat a podepsat.
Těmito cíli mohou být:
- Podrobně popište porušení pracovní povinnosti.
- Uveďte podrobný trest práce.
- Detail propuštění.
Obvykle jsou účastníky logicky pracovníci a svědci, ale také zástupce společnosti, který je obvykle ten, kdo je určen k tomu, aby svolal schůzku, která pochází z následného administrativního aktu. Je nezbytné podrobně zdokumentovat, kdo byli účastníci, aby byla zaručena platnost správního aktu.
Jaký je obsah vyžadovaný pro administrativní záznam?
Toto jsou základní údaje, které musí oddělení lidských zdrojů zaznamenávat do administrativních záznamů:
- Bydliště společnosti nebo místo, kde k událostem dochází ve správním aktu.
- Datum a čas.
- Účastníci nebo vystupující strany.
- Vysvětlení důvodu.
- Prohlášení (pracovníci a svědci).
- Podrobnost dokumentace, která podporuje to, co svědci a další zúčastněné strany prohlásili.
- Uzavření zápisu odrážející čas a podpis účastníků.
- V případě správních aktů týkajících se sankcí vůči pracovníkům musí být tyto uchovány v evidenci pracovníka, na který se vztahuje sankce.
Příklady
První příklad
«V Mexico City, 8. prosince 2017, v 8:00 dopoledne, v kancelářích v oblasti lidských zdrojů společnosti Madnus SA na adrese Calle los Rosales # 10, México, DF, Setkat se pan Pedro Pérez, generální ředitel; María Romero, administrativní asistentka; Rosa Cali, manažerka lidských zdrojů; a tajemník Unie Sergio Arcade s cílem prozkoumat události, ke kterým došlo 7. prosince tohoto roku v 10:00 ve vztahu k pracovníkovi Javierovi Sánchezovi, provozovateli.
Paní María Romero prohlašuje, že: 7. prosince se pracovník Javier Sánchez objevil v areálu společnosti o hodinu později a ve zjevném stavu intoxikace a vyslovil urážky, které raději neopakoval před přítomnými. Po zvracení na recepci byl Javier Sánchez ponechán v bezvědomí na podlaze.
Pan Javier Sánchez uvádí, že: 7. prosince dorazil pozdě do své práce, přestože se necítil dobře, byl odhodlán vykonávat svou práci, když se cítil ještě horší, začal zvracet a upadl do bezvědomí k zemi. Pan Sánchez trvá na tom, aby popřel, že byl opilý nebo že použil urážky.
Poté, co se účastníci seznámili s důvodem schůzky a sepsáním této zápisnice s následující sankcí (podrobnosti o sankčním řízení podle vnitřního pracovního řádu společnosti) za Javiera Sáncheze a předchozích prohlášení, končí tento správní akt, který je podepsán účastníky v ní ».
Druhý příklad
«V 12:45, 12. května 2017, na Calle de la Colina nº 8, v sídle společnosti Rocali SA a za přítomnosti JA Martíneze jako strážce / vrátný, M. Serrano jako vedoucí personálního oddělení a Marina Carmona jako sekretářka / administrativní osoba provádějící zrušení tohoto správního aktu pro události, ke kterým došlo 12. května 2017 v 09:00 hodin v areálu společnosti Rocali SA, v rámci personálního oddělení.
Marina Carmona prohlašuje, že dne 12. května 2017, když dorazila do areálu společnosti Rocali SA, byla zadržena při vstupu do areálu ostrahou JA Martínez, aby jí řekla, že nemůže projít, protože už nebyla součástí zaměstnanců společnosti, kterým Marina Carmona potvrdila, že o ukončení smlouvy nemá žádné zprávy.
Poté, co se Marina Carmona na několik okamžiků potýkala, měla přístup do zařízení společnosti Rocali, SA, rychle a velmi rozrušená do kanceláře M. Serrano požadovala důvod propuštění.
Krátce nato se zúčastnila manažerka lidských zdrojů M. Serrano, která tvrdila, že o propuštění nevěděla, ale která ji ověřila.
Po nahlédnutí do databáze se M. Serrano vrátil do své kanceláře a informoval Marina Carmona, že se jednalo o chybu, protože byl propuštěn další zaměstnanec jménem Marina García. Bohatě se omluvil za nešťastnou chybu a uvedl, že pokud to bude vyžadovat, vystaví správní osvědčení, aby neměl problémy s pozdějším nástupem do zaměstnání.
Tento dopis je vznesen na žádost zúčastněných stran.
Marina Carmona.
M. Serrano.
JA Martinez ».
Reference
- Založit SME. Administrativní záznamy. emprendepyme.net
- Konzultanti BBD Sall. (2015) Důkazní hodnota zápisu. bbdconsultores.wordpress.com
- Angelico Pineda (2016) Proč jsou administrativní záznamy důležité? elempresario.mx
- Runa. (2017) Víte, jaké jsou administrativní nebo pracovní záznamy? runahr.com
- Wikipedia. Administrativní záznamy.