ZÁZNAMY V DENÍKU: K ČEMU SLOUŽÍ, PRVKY A PŘÍKLADY - DUDAS - 2025

Položky deníku jsou protokoly transakcí, které jsou součástí denního účetnictví. Používají se proto k zaznamenávání obchodních transakcí v účetních záznamech společnosti.

Mohou být zaznamenány v hlavní knize, ale také někdy v subledgeru, který bude poté shrnut a přesunut do hlavní knihy. Hlavní kniha se používá k vytváření účetní závěrky podniku. V důsledku toho položky deníku přímo změní zůstatky na účtech v hlavní knize.

Zdroj: pixabay.com

V manuálních nebo automatizovaných účetních systémech jsou obchodní transakce nejprve zaznamenány v deníku. Odtud pochází termín položky v deníku.

Jsou důležitou součástí účetnictví. Mohou se skládat z několika záznamů, z nichž každý bude inkasem nebo kreditem. Součet debetů se musí rovnat součtu kreditů, jinak bude položka deníku označena jako „nevyvážená“.

Záznamy deníku mohou zaznamenávat jednorázové položky nebo opakující se položky, jako jsou odpisy nebo amortizace dluhopisů.

Na co jsou?

Položky deníku jsou prvním krokem v účetním cyklu a používají se k záznamu všech obchodních transakcí v účetním systému.

Vzhledem k tomu, že se v průběhu účetního období vyskytují obchodní události, jsou záznamy do deníku zaúčtovány do obecného deníku, aby se ukázalo, jak událost změnila účetní rovnici.

Například když společnost utratí hotovost za nákup nového vozidla, peněžní účet je snížen nebo připsán na účet a účet vozidla je zvýšen nebo odepsán.

Logika za zápisem do deníku je zaznamenat každou obchodní transakci na nejméně dvou místech, známých jako podvojné účetnictví.

Například při generování hotovostního prodeje se zvýší jak prodejní účet, tak i hotovostní účet. Pokud jsou produkty nakupovány na úvěr, zvýší se to jak účet splatný, tak účet zásob.

Záznamy deníku a jejich doprovodná dokumentace by měly být archivovány po dobu několika let, alespoň do doby, kdy účetní závěrka společnosti již nemusí být auditována.

Minimální doba uchovávání záznamů v deníku by měla být zahrnuta do zásady pro firemní podání.

Počítačové účetní systémy

Počítačové účetní systémy automaticky zaznamenávají většinu obchodních transakcí na účty hlavní knihy.

Dělají to okamžitě poté, co mají připravené prodejní faktury, kontroly zápisu věřitelům, zpracování účtenek zákazníků atd.

Proto se u většiny obchodních transakcí, jako jsou faktury zákazníků nebo dodavatelů, nezobrazí položky deníku. Záznamy v deníku se nepoužívají k zaznamenávání činností s velkým objemem.

V účetním softwaru se položky deníku obvykle zadávají pomocí samostatných modulů, jako jsou účty splatné, které mají vlastní vedlejší účet, což nepřímo ovlivňuje hlavní knihu.

Některé záznamy v deníku však budou muset být zpracovány pro zaznamenávání převodů mezi bankovními účty nebo záznamy o účetních úpravách.

Například pravděpodobně budete muset provést zápis do deníku na konci každého měsíce, abyste zaznamenali odpisy. Tato položka bude obsahovat debet v odpisových nákladech a kredit v kumulovaných odpisech.

Je také pravděpodobné, že bude existovat zápis do deníku, aby se nashromáždily úroky z bankovní půjčky. Tato položka bude obsahovat debet v úrokových nákladech a úvěr v splatných úrokech.

Elementy

Ruční zápis do deníku, který je zaúčtován v obecném deníku společnosti, bude sestávat z následujících položek:

- Odpovídající datum.

- Částky a účty, které budou odepsány.

- Částky a účty, které budou připsány na účet.

- Krátký popis nebo poznámka.

- Odkaz, například kontrolní číslo.

Tyto zaúčtované částky, které se objeví v deníku seřazeném podle data, budou zaúčtovány na účty hlavní knihy.

Položky deníku jsou obvykle vytištěny a uloženy ve složce účetních transakcí s doprovodnými podpůrnými materiály podporujícími tyto položky.

Externí auditoři tak mají přístup k těmto informacím v rámci svého ročního auditu účetní závěrky společnosti a souvisejících systémů.

Jak napsat zápis do deníku

Podrobná struktura zápisu účetního deníku v účetnictví je následující:

- Řádek záhlaví, který může obsahovat číslo položky deníku a datum zápisu do deníku.

- První sloupec obsahuje číslo účtu a název účtu, na kterém je položka zaregistrována. Toto pole bude odsazeno, pokud jde o účet, který je připsán na účet.

- Druhý sloupec obsahuje částku inkasa, který má být zadán.

- Třetí sloupec obsahuje částku kreditu, který má být zadán.

- Linka zápatí může také obsahovat krátký popis důvodu zápisu.

Tímto způsobem je základní formát záznamu pro záznam v deníku uveden takto:

Strukturální pravidla položky deníku jsou taková, že v deníku deníku musí být minimálně dvě položky na dvou různých řádcích a že celková částka zadaná ve sloupci debetu se musí rovnat celkové částce zadané ve sloupci kreditu..

Příklady

Nastavovací sedadlo

Na konci měsíce se používá opravný zápis do deníku, aby bylo možné upravovat účetní závěrku a dodržovat tak příslušný účetní rámec, jako jsou obecně uznávané účetní zásady nebo mezinárodní standardy účetního výkaznictví.

Například nesplacené mzdy by mohly nastat na konci měsíce, pokud společnost používá akruální bázi účetnictví.

Složené sedadlo

Složená položka deníku je ta, která obsahuje více než dva řádky záznamů. Často se používá k záznamu složitých transakcí nebo více transakcí současně.

Například zápis do deníku pro zaznamenávání mezd obvykle obsahuje mnoho řádků, protože zahrnuje zaznamenávání četných daňových závazků a odpočtů mezd.

Zpětné sedadlo

Obvykle se jedná o opravný záznam, který je obrácen na začátku následujícího období. Obecně se to děje proto, že výdaje měly vzniknout v předchozím období, ale již nejsou nutné.

Hromadění mezd v předchozím období se proto v následujícím období zvrátí a nahradí se skutečnými mzdovými náklady.

Reference

1. Wikipedia, encyklopedie zdarma (2018). Zápis v deníku. Převzato z: en.wikipedia.org.
2. Harold Averkamp (2018). Co je to zápis do deníku? Účetní trenér. Převzato z: Accountingcoach.com.
3. Steven Bragg (2018). Definice položky deníku. Účetní nástroje. Převzato z: Accountingtools.com.
4. Můj účetnický kurz (2018). Účetní zápisy. Převzato z: myaccountcourse.com.
5. Jan Irfanullah (2013). Účetní zápisy. Vysvětlení účetnictví. Převzato z: Accountingexplained.com.