OBECNÝ FOND: FUNKCE, ZÁSADY A ŘÍZENÍ - DUDAS - 2024

Obecně pokladna je analytických ve kterém jsou všechny paragonu a platební transakce uloženy, včetně bankovních vkladů a výběrů. Je to hlavní úložiště informací týkajících se hotovosti společnosti.

Společnosti dělí obecnou hotovost na dva segmenty: deník výplat hotovosti, kde jsou zaznamenávány všechny hotovostní platby, jako jsou provozní náklady a splatné účty, a deník peněžních příjmů, kde jsou zaznamenávány všechny peněžní příjmy. jako je prodej hotovosti a pohledávky.

Zdroj: pixabay.com

Podnik používá obecnou schránku k sledování různých peněžních příjmů a plateb, které cestují přes firmu.

Informace v obecné pokladně se pravidelně zaznamenávají do hlavní knihy. Běžně se porovnává se záznamy banky prostřednictvím bankovního usmíření, aby se zajistilo, že informace v knize jsou správné.

Pokud to není správné, provede se korekční zápis, aby se obecný rámeček uvedl do souladu s bankovními informacemi.

Funkce obecné pokladny

Ekonomické činnosti jakéhokoli podnikání zahrnují pravidelný příliv a odliv peněz a peněžních ekvivalentů. Obecný fond pomáhá vedení společnosti určit, kolik peněz má podnik v daném okamžiku.

Díky těmto informacím může podnik ukázat věřitelům svůj přehled o peněžních tocích a zajistit tak, aby efektivně splnil konkurenční výzvu.

Peněžní tok se zaměřuje na peníze, které společnost vynakládá na investiční, provozní a finanční činnosti.

Ve společnostech, které zpracovávají velké množství hotovostních debetních a kreditních transakcí, nahrazuje obecný rámeček samostatný účetní účet v účetní knize společnosti.

Podniky s menším počtem plateb a příjmů v hotovosti nemusí vyžadovat běžného pokladníka a zvolit si použití pouze jednoho hotovostního účtu.

Účetní záznam

Obecná schránka se používá k zaznamenávání příjmů a plateb v hotovosti. Funguje to jako pomocná kniha.

Položky související s příjmem a platbou v hotovosti jsou nejprve zaúčtovány do obecné pokladny a poté zaúčtovány na příslušné účty hlavní knihy.

Obecná hotovost je také náhradou za hotovostní účet v knize. Je-li obecná schránka správně udržována, není nutné v účetnictví otevírat hotovostní účet.

Existuje mnoho důvodů, proč může společnost zaznamenávat transakce spíše pomocí obecné schránky než pomocí hotovostního účtu.

- Denní hotovostní zůstatky jsou snadno dostupné.

- Chyby lze snadno zjistit pomocí ověření.

- Záznamy jsou průběžně aktualizovány, protože zůstatek je kontrolován denně.

Opatření

V obchodním kontextu jsou přijaty zásady bezpečných peněžních prostředků, zejména ty, které se týkají kontroly obecné hotovosti, aby podpořily přesné vykazování a zabránily krádeži aktiv.

Udržujte peníze přijaté odděleně od peněz za platby

Přijaté peníze by nikdy neměly být vloženy do drobných peněz. Způsobí chyby a zmatek v účetních záznamech.

Všechny peníze přicházející do podnikání musí být okamžitě uloženy do banky a zapsány do záznamů, než budou znovu zaplaceny. Jinak to může být matoucí při sladění zůstatku v hotovosti.

Vydělávejte peníze za přijaté peníze

Řádné vystavení účtenky pomáhá chránit firmu před tím, než někdo složí hotovost, namísto uložení. Potvrzení musí být očíslována duplikátem.

Získejte příjmy za zaplacené peníze

Někdy nemusí být možné získat účtenky. Například při nákupu zboží na trhu.

V tomto případě je třeba okamžitě zaznamenat náklady na každou transakci, aby se nezapomnělo na částky. Poté je lze převést na hotovostní účtenku, aby je správce mohl autorizovat.

Vložte hotovost v bance

Mít peníze v kanceláři je lákavé. Mnohokrát začíná tímto způsobem podvod.

Hotovost musí být rychle uložena v bance. Nejpozději do tří dnů po přijetí.

Postup přijímání hotovosti

Pro ochranu lidí, kteří manipulují s penězi, by měli být při otevírání pokladen, obálek a dalších zdrojů peněz vždy přítomni dva lidé. Oba lidé musí spočítat hotovost a také podepsat účtenku.

Minimalizujte hotovostní transakce

Tento rámeček by se měl použít k provádění plateb, pokud nejsou možné jiné metody. V ideálním případě byste měli založit účty dodavatele, aby mohli platit faktury šekem nebo bankovním převodem.

Výhodou platby šekem je, že se vytváří další sada záznamů ve formě výpisu z účtu. Kromě toho zajišťuje, že platby provádějí pouze oprávněné osoby, čímž se snižuje možnost krádeže nebo podvodu.

Řízení

Obecná pokladna je obecně rozdělena na deník pokladních dokladů a deník výplat hotovosti, pokud existuje velké množství transakcí.

V malém podniku s menším objemem transakcí souvisejících s hotovostí jsou všechny peněžní transakce zaznamenávány do jediného obecného rámečku.

Informační proces

Hotovostní transakce procházejí různými fázemi a poté končí ve zprávě o likviditě. Obecně platí, že příliv a odliv peněz je zaznamenáván odepsáním a připsáním na hotovostní účet.

Například kolekce zákazníků se účtují odečtením z hotovostního účtu a připsáním na účet pohledávek zákazníka. Informace v obecném poli se zadávají chronologicky, aby se usnadnilo vyhledávání transakcí.

Peněžní příjmy se pak zadávají do zkušebního zůstatku, což pomáhá účetním ověřit, zda se celkový kredit rovná celkovým debetům.

Třetí krok v procesu účetního výkaznictví vede k zveřejnění hotovosti v rozvaze společnosti.

Protokol transakcí

První obecný peněžní zápis je počáteční zůstatek na začátku účetního období. Každá položka by měla obsahovat datum, poznámku o výdaji nebo potvrzení a celkovou částku transakce.

Obecné hotovostní transakce musí být také převedeny na odpovídající účty nebo tituly v hlavní knize.

Například platby přijaté v hotovosti za poskytnuté služby jsou uvedeny v části „Aktiva“ hlavní knihy.

Náklady na dodávky a další obchodní materiály jsou uvedeny jako náklady.

Společnost musí sladit obecnou hotovost s měsíčními bankovními výpisy obdrženými od finanční instituce a vzít v úvahu nesrovnalosti ve finančních prostředcích.

Reference

1. Will Kenton (2019). Hotovostní kniha. Investopedia. Převzato z: investopedia.com.
2. Účetnictví pro řízení (2018). Co je to hotovostní kniha? Převzato z: Accountingformanagement.org.
3. Ashley Adams-Mott (2019). Co je pokladní kniha a kniha? Small Business - Chron.com. Převzato z: smallbusiness.chron.com.
4. Steven Bragg (2018). Pokladní kniha. Účetní nástroje. Převzato z: Accountingtools.com.
5. Marquis Codjia (2017). Význam pokladní knihy v účetnictví. Bizfluent. Převzato z: bizfluent.com.
6. Humentum (2019). Nejlepší tipy pro ovládání hotovosti. Převzato z: humentum.org.