PÍSEMNÁ KOMUNIKACE: VLASTNOSTI, TYPY, PRVKY - LITERATURA - 2025

Písemná komunikace je nějaký druh interakce, která využívá literou zákona. Ačkoli to je založené na stejném lingvistickém systému orality, jeho vlastnosti jsou různé. Na rozdíl od jiných je tedy psaná forma zcela konvenční. To musí odpovídat definovaným vzorcům podle pravidel stanovených jazykem.

Na druhé straně je písemná komunikace nejběžnější formou formální komunikace mezi lidmi a plní různé společenské funkce. Mezi jeho použití, to je velmi často používáno dokumentovat různé typy událostí a provádět interpersonální interakce.

Kromě toho je další z jeho nejdůležitějších vlastností to, že nevyžaduje přítomnost odesílatele a příjemce ve stejném prostoru a čase. Proto je zpráva přijata líná a interakce spisovatele (odesílatele) a čtečky (přijímače) je velmi omezená.

Na druhé straně je písemná komunikace v podstatě tvořivá činnost, která vyžaduje vědomé úsilí. Toto úsilí pochází z podnětů produkovaných myslí.

V tom se liší od orálního, kde jsou snímány z vnějšku smyslovými receptory. Ti, kdo psát, na druhé straně pocházejí z vnitřní intelektuální činnosti.

vlastnosti

Zpožděný příjem zprávy

Jedna z charakteristik písemné komunikace souvisí s časovým faktorem. V osobní komunikaci jsou šifrované zprávy odesílatele přijímačem okamžitě přijaty.

V písemné komunikaci však vždy existuje zpoždění. Obecně neexistuje žádná pevná lhůta pro toto zpoždění.

Omezené cykly

Komunikační cyklus zahrnuje čtyři základní komunikační prvky: odesílatel, zprávu spolu s komunikačním kanálem, přijímač a odpověď nebo reakci. Protože příjem zprávy je zpožděn, je cyklus písemné komunikace omezenější.

Avšak díky novým pokrokům v komunikaci a informací, mnoho kanálů umožňuje, aby byl poslední krok cyklu (zpětná vazba nebo reakce) dokončen téměř ve stejnou dobu jako v osobní komunikaci. Příkladem jsou služby rychlých zpráv.

Malý prostor pro nadbytečnost

Písemný záznam omezuje možnost nadbytečnosti. V ústní komunikaci podporují slovesná slova gesta a paraverbální prvky - například intonace.

To není případ písemné komunikace. Z tohoto důvodu je úroveň poptávky vyšší, což nutí emitenta používat slova s ​​větší přesností.

Ve skutečnosti má písemná komunikace vysokou sociální hodnotu. Toto hodnocení klesá s opakováním slov a použitím stejných syntaktických vzorců. Zde převládá originalita a dokonce i formální inovace.

Předběžné plánování

Písemná komunikace obecně není improvizovaným aktem. Psaní často splňuje řadu podmínek nebo požadavků. Mezi nimi, pokud se usiluje o účinnou komunikaci, je třeba mít jasno v obsahu zprávy jako celku a v jejím vnitřním vyjádření.

K tomu musí emitent mít schéma organizace textu. Jak text postupuje, jsou všechny prvky zprávy zřetězeny, dokud nezískají relevantní myšlenky s významem.

Typy

Co se týče typů písemné komunikace, existuje tolik jako rozmanité a rozmanité oblasti lidské činnosti. Tímto způsobem pokaždé některé (telegramy) zmizí a jiné se objeví (například e-mail). Pouze některé z nich budou popsány níže.

Poznámky

Memo je populární prostředek interní písemné komunikace mezi členy organizace. Je to krátká forma dopisu s minimální formou zdvořilosti a okamžitého přístupu ke konkrétnímu předmětu zprávy.

V tomto typu komunikace existují obecně předem stanovené formáty. Mezi hlavní pravidlo, které je třeba dodržovat, patří správné znění a osobní a hierarchické respektování. Způsob psaní musí být přímý a bez jakýchkoli známostí.

Zprávy

Zprávy jsou dalším typem písemné komunikace. Mohou být použity pro komerční, vzdělávací, právní nebo vědecké účely.

V závislosti na povaze a účelu zprávy již mohou existovat předem stanovené formáty. Obecně by však zpráva měla obsahovat stručný úvod, klíčové cíle a výsledky.

V některých případech jsou zahrnuty grafy a tabulky, které usnadňují pochopení výsledků. Podobně mnoho zpráv obsahuje seznam doporučení.

Brožury

Brožury jsou publikace, ve kterých společnosti prezentují své produkty a služby. Jsou také vysíláni, aby pomáhali obchodním zástupcům při jejich návštěvách zákazníků.

Společnosti vyrábějí brožury v mnoha tvarech a velikostech. Některé brožury mají velikost písmen, zatímco jiné jsou přeloženy do poloviny nebo tří částí.

Na druhou stranu se vyznačují velmi barevnými barvami a velkým množstvím obrazů ve svých hlavních produktech nebo službách. Texty jsou málo a mají mnoho prázdných míst, takže brožuru lze snadno přečíst.

E-maily

E-maily jsou v současné době velmi běžnou formou komunikace. Používají se k odesílání dokumentů, organizování schůzek, potvrzování schůzek a kontaktování uchazečů o zaměstnání. Kromě toho se používají k řešení osobních záležitostí.

Přes relativní neformálnost e-mailů se musí řídit určitými konvenčními pravidly. Za tímto účelem přiřadí jeho formát mezerám pro odesílatele, příjemce, předmět a mezeru, kde musí být zpráva napsána.

I když jsou používány pro nekomerční účely, existují určité konvence, které je třeba dodržovat, aby se zabránilo negativním reakcím. Mezi nimi můžeme uvést správné psaní jmen a titulů, správné použití interpunkčních znamének a správné přizpůsobení vět a odstavců.

Návrhy

Návrhy jsou dokumenty, které popisují budoucí projekty. Obvykle jsou dlouhé pouze jedna nebo dvě stránky. Patří sem související náklady na každý konkrétní úkol projektu.

Mohou být zahrnuty další náklady, které nejsou přímo zaměřeny na projekt, jako jsou náklady na tisk, poštovné a poštu.

Písmena

Dopisy jsou jednou z nejstarších forem písemné komunikace. Předmětem dopisů může být osobní nebo obchodní. Před příchodem elektronických forem to byly velmi populární komunikační prostředky. Stejně jako v e-mailech byly použity komerčně střízlivé formy zdvořilosti a stručných zpráv.

Osobní dopisy však vykazovaly méně konvenčního psaní. Bezplatné ošetření bylo minimální. Vývoj tématu byl v pohodlí odesílatele a příjemce zprávy. Počet stránek byl omezen kapacitou obou. Postupně byly nahrazeny elektronickými zprávami.

Telegramy

Telegram je krátká, zjednodušená verze dopisu. Zde jsou zdvořilostní vzorce omezeny na minimum a někdy jsou vynechány. Text zprávy je napsán s vynecháním co nejvíce slov a udržením minima nezbytného k tomu, aby to bylo smysluplné.

Také formy zdvořilosti byly obecně standardní a zkrácené formy (pan pro pana, paní, pro paní a podobně). Stejně jako v dopisech se jeho využívání s rozvojem elektronických médií snižuje.

Faxy

To byl průkopnický způsob přenosu písemných zpráv elektronicky. Ačkoli jeho psaní i čtení byly prováděny na písemném papíru, jeho přenos byl prováděn elektronickými prostředky. Jeho používání klesá kvůli rostoucímu využívání elektronických médií.

Prvky písemné komunikace

Obecně se za tři hlavní prvky písemné komunikace považuje struktura (forma obsahu), styl (psaní) a obsah (téma).

Co se týče struktury, pomáhá čtenářům porozumět tématu. Proto se před začátkem psaní doporučuje objasnit účel}.

Pokud jde o styl, jedná se v první řadě o emitenta. Je však také důležité zvážit potenciální příjemce písemného materiálu. Někdy je nutné použít krátké věty nebo odstavce s jednoduchou slovní zásobou. Někdy musí být zpráva trochu delší a propracovanější.

A konečně, pokud jde o téma, může to být velmi rozmanité. Předmětem písemné komunikace mohou být všechny oblasti lidské interakce. To zahrnuje vše od vědeckých po osobní, prostřednictvím zákonů a postupů.

Výhoda

Stálost v čase

Písemná komunikace je trvalým prostředkem informací. Proto je užitečné, když je vyžadováno vedení záznamů. Stejně tak je velmi důležité při správném delegování odpovědnosti a při stanovování pravidel a postupů. Na druhou stranu to umožňuje opakovaný dotaz na zprávy.

Ovládací mechanismus

Díky možnosti permanentnosti v čase je písemná komunikace ideální jako kontrolní nástroj. Kontrolní nebo výsledkové listy, zákony, dohody, mimo jiné, jsou dokumenty, které se tímto způsobem komunikace nejčastěji zpracovávají.

Zachování

Písemná komunikace má vysokou úroveň ochrany. To umožňuje, aby byl bezpečný a odolný. Technologický pokrok umožnil další způsoby uchovávání informací. Dosud však původní písemný dokument zůstává konečným důkazem jeho existence a originality.

Vyšší reflexní úroveň

Lidé, kteří toto médium používají efektivně, se před psaním odrážejí. Činnosti psaní zprávy vždy předchází proces myšlení a definice toho, co chcete vyjádřit. Dokonce i samotné psaní je reflexní proces. Tento komunikační režim je proto ideální pro přenos přesnosti a přesnosti.

Menší šance na zkreslení a interpretaci

U zpráv přenášených prostřednictvím písemné komunikace existuje menší možnost zkreslení. V tomto komunikačním systému jsou informace trvale zaznamenávány a lze je kdykoli ověřit. Existuje tedy menší šance na zkreslení nebo změnu informací.

Na druhé straně je menší šance na nesprávné interpretace zpráv. V případě jakýchkoli pochybností lze zprávu znovu načíst tolikrát, kolikrát je třeba, dokud není zcela pochopeno.

Podobně lze rychlost čtení nebo opakovaného čtení upravit na úroveň porozumění přijímači zprávy. Tímto způsobem může být zaručeno, že pokud odesílatel i příjemce zpracovávají stejné kódy, zpráva dorazí podle potřeby.

Nevýhody

Náklady

Písemná komunikace není ekonomická. S materiálem (mj. Papírem a inkoustem) a prací, která se používá při psaní a doručování spisů, existují náklady. Tyto náklady se mohou zvýšit v závislosti na fyzické vzdálenosti mezi odesílatelem a příjemcem.

Schopnost efektivního porozumění

Používání písemné komunikace vyžaduje velké dovednosti a kompetence v používání jazyka a slovní zásoby. Nedostatek písemných dovedností a nízká kvalita textů mají na zprávu negativní dopad a ohrožují její efektivní porozumění.

Zpětná vazba

Zpětná vazba na zprávu v písemné komunikaci není okamžitá. V tomto typu komunikace je proces kódování a dekódování pomalý.

V závislosti na použitém kódu může porozumění trvat déle, než je požadováno. V každém případě je zpětná vazba na pohodlí příjemce zprávy, nikoli odesílatele.

Obtížnost vyjádření emotivity

Být reflexním médiem je v písemné komunikaci obtížnější vyjádřit emocionalitu. Ve skutečnosti básníci a umělci, kteří používají toto médium k vyjádření krásy a emocí, používají techniky, které je obtížné zvládnout. V některých případech jsou úspěšní, ale v jiných neplní cíl přenosu umělecké emocionality.

Tento typ komunikace je známý jako studená, neosobní a kontrastuje s jinými formami komunikace, které mohou zahrnovat slovní a gestické rysy. Z tohoto důvodu se používá častěji při přenosu informací, u nichž je důležitá přesnost skutečností.

Zpožděné nebo nejisté potvrzení

Metoda písemné komunikace ztěžuje okamžité potvrzení přijetí zprávy. V některých případech není dokonce možné určit, zda zpráva dosáhla zamýšleného příjemce.

Nedostatek flexibility

Nedostatek flexibility je další nevýhodou písemné komunikace. Po vydání původní zprávy již není možné provést rychlou opravu obsahu.

Případné změny musí být potvrzeny příjemcem zprávy. Stejně tak každá provedená oprava, i částečná, ovlivní celou zprávu.

Reference

1. Inc. (s / f). Psaná komunikace. Převzato z inc.com.
2. Sehgal, MK (2008). Obchodní komunikace. Nové Dillí: Excel Books India.
3. Cabrera, A. a Pelayo, N. (2001). Jazyk a komunikace. Caracas: Národní.
4. Bolaños, B. (1996). Psaná komunikace. San José: EUNED.
5. Suttle, R. (2017, 26. září). Druhy písemné obchodní komunikace. Převzato z webu bizfluent.com.
6. Sckool. (2017, 07. února). Tři hlavní prvky písemné komunikace. Převzato z sckool.org.
7. MSG. (s / f). Písemná komunikace - význam, výhody a nevýhody. Převzato z managementstudyguide.com.
8. Obchodní komunikace. (s / f). Výhody a nevýhody písemné komunikace. Převzato z webu thebusinesscommunication.com.
9. Obchodní komunikace. (s / f). Nevýhody písemné komunikace v podnikání. Převzato z webu bizcommunicationcoach.com.