ADMINISTRATIVNÍ KONTROLA: KONTROLNÍ SYSTÉMY, CÍLE, PŘÍKLADY - DUDAS - 2025

Administrativní kontrola je definována jako proces, při kterém manažeři ovlivňovat ostatní členy této organizace k realizaci strategie. Provádí se na základě informací získaných od manažerů.

Zabývá se koordinací, přidělováním zdrojů, motivací a měřením výkonu. Praxe řízení řízení a konstrukce systémů řízení řízení je založena na řadě akademických disciplín.

Zdroj: pixabay.com

Administrativní kontrola zahrnuje rozsáhlé měření. Je tedy spojen a vyžaduje vstupy z účetnictví, zejména z účetnictví managementu. Za druhé, zahrnuje rozhodnutí o přidělování zdrojů. Je tedy spojen a vyžaduje příspěvek z ekonomiky, zejména z manažerské ekonomiky.

Zatřetí jde o komunikaci a pracovní motivaci. To znamená, že to souvisí a vyžaduje příspěvek ze sociální psychologie, zejména z organizačního chování.

Špatné kontroly v rámci společnosti představují významné hrozby, jako je neefektivní využívání zdrojů, chyby při zpracování, snížená ziskovost, nedostatek dodržování předpisů a krádež nebo zneužití majetku zaměstnanci.

Výsadba a kontrola

Existuje úzká vazba mezi plánováním a kontrolou. Plánování je proces, kterým se stanovují cíle organizace a metody k dosažení těchto cílů. Kontrola je proces, který měří a řídí skutečný výkon v porovnání s plánovanými cíli organizace.

Jakmile jsou strategie vytvořeny a jsou vytvořeny plány, je hlavním úkolem vedení podniknout kroky k zajištění toho, aby tyto plány byly prováděny nebo, pokud to podmínky vyžadují, aby byly plány upraveny.

Administrativní kontrola je jednou z manažerských funkcí, stejně jako plánování, organizace, dohled a řízení.

Je to důležitá funkce, protože pomáhá ověřovat chyby a přijímat nápravná opatření k minimalizaci odchylek od standardů a dosažení stanovených cílů organizace požadovaným způsobem.

Administrativní kontrolu lze definovat jako funkci systému, který upravuje operace podle potřeby k dosažení plánu nebo k udržení změn cílů systému v rámci přípustných limitů.

Administrativní kontrolní systémy

Jsou to systémy, které shromažďují a používají informace k hodnocení výkonnosti různých obchodních zdrojů, jako jsou lidské, fyzické, finanční a organizace obecně, v důsledku uplatňovaných strategií řízení.

Jedná se tedy o soubor formálních postupů nezbytných pro administrativní a ekonomickou účinnost. Manažeři jej používají k udržení nebo změně standardů v činnostech organizace.

Jelikož je nedílnou součástí celého kontrolního systému společnosti, jejím cílem je zaručit úplné a včasné provedení plánů a politik vedení.

Mohou zahrnovat vše od objednání spotřebního materiálu po naplánování použití aktiv, přiřazení úloh nebo správy zásob.

Systém řízení řízení je způsob, jakým mohou manažeři dokumentovat své organizační strategie nebo politiky. Rovněž jde o způsob hodnocení výkonnosti interních podnikových procesů a jejich porovnání s deklarovanými cíli a politikami.

Obchodní nástroj

Řídicí kontrolní systém je obchodní nástroj, který může naznačit, jak dobře organizace plní své cíle.

Administrativní kontroly jsou však pouze jedním z nástrojů, které manažeři používají k implementaci požadovaných strategií.

Strategie jsou prováděny nejen prostřednictvím administrativních kontrol, ale také pomocí organizační struktury, řízení lidských zdrojů a organizační kultury.

Komponenty

Systém správní kontroly je nástroj, který pomáhá vedení nasměrovat organizaci k jejím strategickým cílům a její konkurenční výhodě. Obecně se rozumí, že má tři složky:

- Stanovení norem.

- Měření skutečného výkonu podle těchto norem.

- Přijetí nápravných opatření proti odchylkám od pravidel a plánů.

Potíže

Existují dva běžné problémy, které obklopují administrativní kontrolní systémy ve společnostech.

- Umět rozpoznat oblasti, kde je zapotřebí větší kontroly.

- Schopnost rozpoznat, kdy jsou stávající kontroly neefektivní nebo vadné.

cíle

Cíle správní kontroly se týkají spolehlivosti finančních informací, včasné zpětné vazby o dosažení provozních nebo strategických cílů a souladu se zákony a předpisy.

Detekce chyb

Nesprávnost v řízení společnosti může ohrozit dosažení obecných cílů společnosti, což způsobí, že ztratí konkurenci a dokud nebude ohroženo její vlastní přežití.

Proto je důležité rychle odhalit abnormality. Stejně tak lze identifikovat různé okruhy a oblasti, které, i když nejsou ovlivněny anomáliemi nebo vážnými poruchami, by mohly být optimalizovány pro obecné blaho společnosti.

Ukažte, že všechno funguje správně

Správní kontrola kontroluje, zda vše funguje dobře a zda jak navrhované cíle, tak úrovně stanovené na správní úrovni, pokud jde o zisky, prodej, bezpečnost atd., Jsou splněny bez významných úprav.

Tímto způsobem se společnost stává bezpečnější, její standardy a operační rozhodovací procesy jsou pevnější.

V případě potřeby jednat

Zjištění situace není příliš užitečné, pokud nejsou přijata konkrétní opatření k přesměrování negativní okolnosti, a to díky podrobným a konkrétním informacím poskytnutým správní kontrolou.

Komunikujte a motivujte pracovníky

Přesná znalost stavu společnosti, včetně jejích chyb, problémů a správně řešených aspektů, podporuje lepší komunikaci s pracovníky, motivuje je k tomu, aby zajistily zlepšení nezbytných aspektů nebo dodržování správné linie.

Provádět preventivní opatření

Předčasná diagnostika specifických problémů, které jsou zjištěny správní kontrolou, činí nápravná opatření zbytečnou, protože jsou nahrazena pouze preventivními opatřeními.

Výhoda

Největší výhodou manažerské kontroly je to, že vytváří cyklus řízení a kontroly pro vedení podniku. Rozhodování je zjednodušeno, protože je zapojeno méně jednotlivců.

Pomáhá manažerům měřit skutečný výkon a slouží jako vodítko k dosažení cílů.

Pomáhá decentralizaci

Moderní trend v obchodních organizacích je směrem k decentralizaci, která vyžaduje systém kontroly.

V decentralizaci je rozhodovací pravomoc rozptýlena po celé organizaci.

Vedení musí mít ve svých rukou kontrolu, aby zjistilo, zda je oprávnění používáno správně. Bez řádné správní kontroly nemůže být decentralizace úspěšná.

Pomáhá s koordinací

Velikost moderních společností roste. V nich je zaměstnáno velké množství kapitálu a velký počet lidí.

To vytváří problém správné kontroly, protože existuje mnoho divizí, které vyrábějí a distribuují různé produkty. Pro koordinaci jejich činností je vyžadován kontrolní systém.

Zjednodušte dohled

Zjednodušte sledování poukazováním na významné odchylky. Udržuje zaměstnance pod kontrolou.

Dobrý kontrolní systém detekuje slabá místa velmi rychle. To pomáhá rozšířit rozsah kontroly na všech úrovních.

Zvýšení motivace

Kontrolní techniky vytvářejí atmosféru pořádku a disciplíny v organizaci tím, že hledají odchylky a identifikují faktory, které za ně odpovídají.

To zvyšuje motivaci zaměstnanců, protože znají práci, za kterou jsou odpovědní.

Nevýhody

Nevýhodou administrativní kontroly je to, že může odradit kreativitu a inovace tím, že učiní společnost standardizovanou a méně flexibilní.

Organizace s přísnou správní kontrolou jsou často méně schopné přizpůsobit se změnám na trhu, jejich odvětví nebo právním prostředí, protože omezily rozsah možných nápadů a plánů

Potíže se stanovením kvantitativních standardů

Administrativní kontrola ztrácí svou účinnost, pokud nelze výkonnostní normu definovat kvantitativně.

Je velmi obtížné stanovit kvantitativní standard pro lidské chování, úroveň účinnosti, spokojenost s prací, motivaci zaměstnanců atd. V takových případech je rozhodnutí na uvážení manažera.

Neexistuje žádná kontrola nad vnějšími faktory

Společnost nemůže ovládat vnější faktory, jako je vládní politika, technologické změny, změna módy, změna politiky hospodářské soutěže atd.

Odpor zaměstnanců

Zaměstnanci skupiny Grassroots se mohou cítit nedoceněni a nespokojeni, protože nesmějí prezentovat své nápady. Zaměstnanci mají pocit, že kontrola snižuje jejich svobodu jednání. To může vést k velkému obratu zaměstnanců.

Zaměstnanci často odolávají kontrole. V důsledku toho je jeho účinnost snížena.

Drahá záležitost

Organizace musí strávit spoustu času a peněz na instalaci administrativního kontrolního systému.

Přínosy musí být vyšší než příslušné náklady, pak bude účinná pouze kontrola, jinak povede k neefektivnosti.

Důležitost

Bez administrativní kontroly je proces řízení neúplný. Ve společnostech vzniká potřeba kontroly kvůli několika faktorům:

- Ve velkých organizacích je obtížné stanovit zcela přesné standardy výkonu. Na druhé straně manažer potřebuje všechny druhy včasných informací, které nejsou vždy dostupné. K posouzení přesnosti norem je nutná kontrola.

- Zaměstnanci jsou pověřeni velkými částkami peněz a cenných zdrojů. V případě neexistence kontroly však zaměstnanci mohou svádět pokušení. Účinný kontrolní systém pomáhá minimalizovat nepoctivé chování zaměstnanců.

- Při neexistenci kontroly mohou zaměstnanci relaxovat ve svém úsilí a jejich výkonnost může klesnout pod normální úroveň.

Prostřednictvím kontroly je zajištěno, že zdroje organizace jsou získávány a efektivně využívány k dosažení požadovaných cílů. Administrativní kontrola nabízí následující výhody:

Ověření zásad

Umožňuje managementu ověřit kvalitu různých plánů. Může tak odhalit, které plány je třeba přepracovat nebo které cíle je třeba upravit.

Změny v prostředí mohou způsobit, že původní plány nebudou proveditelné nebo nedostatečné. Řízení pomáhá kontrolovat a aktualizovat plány.

Manažerská odpovědnost

I když manažer přidělí některé činnosti a deleguje pravomoc svým podřízeným, je stále zodpovědný za konečný výkon.

Manažer proto musí kontrolovat výkon svých podřízených, aby se ujistil, že delegovanou pravomoc používají požadovaným způsobem.

Administrativní kontrola umožňuje manažerům plnit své povinnosti a současně delegovat pravomoc.

Motivátor

Inspirujte zaměstnance k tvrdé práci a lepším výkonům. Když vědí, že jejich výkon je oceňován a jejich odměny jsou spojeny s tímto hodnocením, pokusí se přispět svým nejlepším úsilím.

Účinnost

Kontrola přispívá k účinnosti operací tím, že se zaměřuje na dosažení cílů. Proto umožňuje manažerům odhalit a opravit chyby dříve, než začnou být závažné, což pomáhá minimalizovat plýtvání a ztráty.

Příklady

Administrativní kontrola je jakýkoli proces, praxe, politika, nástroj, měření nebo systém, který je implementován tak, aby management mohl řídit zdroje organizace. Zde jsou ilustrativní příklady:

Kontrola požadavků

Formálně dokumentujte plány jako požadavky a spravujte změnu těchto plánů.

Finanční kontroly

Finanční kontroly, jako je praxe při vývoji, monitorování a účtování rozpočtu.

Sledování výkonnosti

Proces dohodnutí se na souborech cílů se zaměstnanci a hodnocení výkonu na základě těchto cílů.

Dozor

Sledování výkonu zaměstnanců za účelem zvýšení produktivity, efektivity a kvality práce.

Změnit ovládání

Proces odesílání, hodnocení, schvalování, stanovení priorit, implementace, komunikace a kontroly změn v organizaci.

Bezpečnostní ovládací prvky

Zavést ochranná opatření a protiopatření, aby se předešlo rizikům pro lidi, majetek a informace.

Kontroly dodržování předpisů

Implementace procesů, postupů, systémů, kontrol, měření a zpráv v souladu se zákony, předpisy, normami a interními zásadami.

Benchmarking

Je to průběžný proces srovnávání výkonnosti společnosti s ohledem na současný průmysl, hospodářskou soutěž nebo osvědčené postupy.

Neustálé zlepšování

Je to opakovaný proces měření věcí, jejich zlepšování a opětovného měření.

QA

Zajistěte, aby výstupy byly v rámci specifikace. Například implementujte proces testování produktů na výrobní lince.

Záruka kvality

Je to proces předcházení budoucím selháním kvality. Například praxe vyšetřování hlavní příčiny všech selhání kvality k identifikaci zlepšení.

Automatizace

Zlepšete také produktivitu, efektivitu a kvalitu nahrazením práce automatizací.

Řízení dat

Řízení dat v oblastech, jako je kvalita dat, jejich předchůdce, bezpečnost, integrace a dodržování předpisů.

Řízení zásob

Regulujte a účtujte zásoby, abyste se vyhnuli nedostatku nebo nadměrné nabídce.

Řízení aktiv

Kontrola aktiv, jako jsou zařízení, infrastruktura, stroje, software a duševní vlastnictví.

Například systém účetnictví aktiv implementuje vhodné oddělení obav o aktiva.

Reference

1. Všechny firmy (2019). Co je administrativní kontrolní systém a proč jsou tak důležité? Převzato z: allbusinessadmin.com.au.
2. Wikipedia, encyklopedie zdarma (2019). Řídicí systém řízení. Převzato z: en.wikipedia.org.
3. Wikipedia, encyklopedie zdarma (2019). Řízení (management). Převzato z: en.wikipedia.org.
4. Kenneth A. Merchant (1982). Kontrolní funkce řízení. MIT Sloan. Převzato z: sloanreview.mit.edu.
5. Obchodní slovník (2019). Řízení řízení. Převzato z: businessdictionary.com.
6. John Spacey (2015). 21 Příklady řízení řízení. Převzato z: simplicable.com.
7. MBA Knowledge Base (2019). Význam řízení řízení v organizaci. Převzato z: mbaknol.com.
8. Smriti Chand (2019). 7 Výhody řídicího řízení pro organizaci. Vaše knihovna článků. Převzato z: yourarticlelibrary.com.
9. Samiksha S (2019). Význam a omezení kontroly. Vaše knihovna článků. Převzato z: yourarticlelibrary.com.