7 NEJVÝZNAMNĚJŠÍCH FUNKCÍ SEKRETÁŘKY - PRÁCE - 2025

Mezi hlavní funkce tajemníka patří správa agendy, obsluha veřejnosti a nakládání s důvěrnými informacemi. Je to osoba, která má na starosti plnění úkolů správní pomoci v kanceláři.

Tuto pozici může zastávat muž nebo žena, i když nejběžnější je, že ji vykonává žena.

Obvykle mají na starosti důvěrné záležitosti lidí s určitou hierarchií uvnitř společnosti, jako jsou mimo jiné ředitelé, manažeři, prezidenti. To z nich dělá pravou ruku exekutivy, pro kterou pracují.

Pokud je společnost malá, hlavní pracovní vytížení tajemníka souvisí se základními kancelářskými úkoly.

Některé země světa mu v průběhu roku věnují zvláštní den, aby poděkovaly a oslavily jeho práci. Například v Kolumbii, Peru a Mexiku je dnem tajemníka 26. dubna, zatímco ve Venezuele je 30. září.

7 hlavních funkcí sekretářky

Úkolem sekretářky je poskytovat podporu a spolupráci svému šéfovi, aby mohla plně plnit svou roli v organizaci, bez zpoždění nebo rozptýlení.

Přestože povaha společnosti ovlivňuje typ práce, kterou vyžaduje sekretářka, lze říci, že její hlavní funkce jsou:

1 - Správa agendy

Sekretářka je zodpovědná za to, aby byla osoba, pro kterou pracuje, aktuální. Tam byste měli odrážet všechny své pracovní závazky a někdy i osobní závazky.

Musíte také vést záznamy o všech lidech a institucích, se kterými musí být váš zaměstnavatel spojen.

Sekretariátova agenda často slouží jako provozní deník exekutivy, pro kterou pracuje.

2 - Pozornost veřejnosti

Pozornost veřejnosti je jedním z nejzákladnějších úkolů, které musí sekretář vykonávat. Musíte přijímat hovory a zaznamenávat důvody pro ně, jakož i všechny údaje, které vašemu zaměstnavateli umožňují v této záležitosti efektivně sledovat.

Je také osobou, která přijímá návštěvníky v kanceláři. Proto je důležité, aby sekretářka udržovala image konzistentní s image společnosti na pracovišti.

Jeho úlohou je nejen pozdravit a čekat na návštěvníky, ale také poskytnout první pokyny a pokyny o organizační kultuře a interních procesech společnosti.

3 - Správa dokumentů

Kromě toho, že osoba, která přijímá a zpracovává korespondenci od jejího šéfa, sekretářka píše, čte, odpovídá a eviduje většinu dopisů, oznámení, poznámek a e-mailů svého zaměstnavatele.

Za tímto účelem byste měli používat určité softwarové aplikace, které vám umožní připravit takové dokumenty s větší obratností a rychlostí.

Specifičnost těchto kompetencí bude záviset na typu práce, která je vyžadována v oblasti, ve které pracujete.

Sekretářka spravuje kontaktní databázi svého šéfa a spisuje písemnou korespondenci, jakož i zápisy ze schůzek a další dokumenty, které jsou v kanceláři zajímavé.

Je to tajemník, který obvykle bere na vědomí záležitosti projednávané na důležitých setkáních.

4 - Správa citlivých informací (interních a externích)

Mezi funkce, které odlišují dobrého sekretáře, je přiměřeně a účinně nakládat se všemi nesmírně důležitými informacemi pro fungování společnosti nebo instituce, kde pracuje.

Například musíte mít kontrolu nad právními dokumenty, které mohou vládní orgány kdykoli požadovat.

Můžete také mít přístup k informacím z prostředí nebo od kteréhokoli z aktérů, kteří jsou se společností spojeni. Tyto informace musí být spravovány diskrétně, efektivně a včas.

5- Organizace kanceláře

Tajemník musí obsluhovat a udržovat kancelářské vybavení a nábytek: telefony, kopírky, tiskárny, projektory, nábytek, kartotéky.

On je ten, kdo řídí zásoby spotřebního materiálu a kancelářské techniky. Rovněž udržuje fyzický a elektronický souborový systém tak, aby informace byly v případě potřeby snadno dostupné.

Sekretář musí mít čistý a organizovaný pracovní prostor, protože je to obvykle jedna z prvních věcí, které lidé mimo společnost vidí při vstupu do svých zařízení.

6. Příprava prezentace

Za normálních okolností musí výkonný pracovník předkládat své zprávy ve formě prezentací, které shrnují a třídí informace. Pro tento úkol obvykle žádá o pomoc svého sekretáře.

Osoba, která je na sekretariátu, musí zajistit, aby informace, které se tam objevují, správně odrážely údaje, které chce její šéf sdílet.

Musíte být také opatrní, že se jedná o prezentaci bez pravopisných chyb a že je v souladu s grafickou identitou společnosti.

7- Administrativní dohled

Je také odpovědností tajemníka, aby si byl vědom toho, že jsou dodržovány zásady a postupy nezbytné pro péči o majetek společnosti nebo instituce, v níž pracuje.

Podle hierarchické úrovně svého šéfa může sekretářka ověřit správnost údajů, která odráží podrobnosti rozpočtových operací.

Tajemník se musí postarat o kontrolu řízení a správnou správu zdrojů v kanceláři.

Virtuální sekretářka

Se vzestupem online pracovních míst vzniká číslo online sekretářů nebo virtuálních asistentů.

Tito sekretáři vykonávají většinu výše popsaných úkolů, ale vzdáleně. V těchto případech sekretáři účtují za své služby hodinu nebo projekt.

Reference

1. Kultura peněz (2015). 4 hlavní funkce tajemníka. Obnoveno z: comofuncionaque.com
2. Kokemuller, Neil (s / f). Seznam povinností tajemníka. Obnoveno z: work.chron.com
3. Pymex (2016). Funkce a povinnosti správního tajemníka. Obnoveno z: pymex.pe
4. Dobrovolník nyní (s / f). Jaká je role tajemníka? Obnoveno z: diycomitteeguide.org
5. Windermere, Anna (s / f). Jaké jsou funkce sekretáře jako asistenta vedoucího? Obnoveno z: pyme.lavoztx.com