KOREŠPONDENČNÍ JEDNOTKA: FUNKCE, STRUKTURA, VÝZNAM - KULTURNÍ SLOVNÍK - 2026

Korespondence jednotka je stanice, která přijímá, třídí, záznamy a centrálně distribuuje interní a externí komunikaci a dokumenty pro všechny členy organizace, mezi jednotlivými divizemi. Jeho cílem je zajistit, aby byly doručeny příjemci efektivně, rychle a za nejlepších podmínek.

Soukromé a veřejné subjekty nebo korporace implementují tento program správy dokumentů za účelem zefektivnění procesů kontroly korespondence. Je to proces, který je integrován do organizační dynamiky a umožňuje dosažení cílů společnosti.

Jednotka korespondence zajišťuje efektivní a rychlé doručování informací v rámci společnosti. Zdroj: pixabay.com

Účelem organizační metody tohoto oddělení, od starých archivů po digitální éru, je umožnit snadný přístup k požadovaným dokumentárním informacím a chránit kontrolní záznamy, soubory, příručky postupů a veškerou historii společnost ve fyzickém a / nebo digitálním formátu.

V současné době existuje software vyvinutý k urychlení správy dokumentů, který má pozitivní dopad na životní prostředí, protože fyzický soubor má tendenci mizet a zabraňuje se spotřebě papíru.

Podobně je dynamičtější a rychlejší doručování nebo přijímání korespondence prostřednictvím intranetu a extranetu.

Funkce

Jednotka korespondence má specifické funkce určené k dokumentování, organizaci a efektivní distribuci korespondence, která obsahuje informace související s poskytovaným obchodem nebo službou, jakož i veškerou nezbytnou dokumentaci pro podporu administrativní a organizační činnosti.

Mezi specifické funkce korespondence patří:

- Kontrola vstupu a výstupu dokumentů.

- Distribuujte komunikaci do příslušných oblastí.

- Procesní korespondence a komunikace generovaná interně a externě.

- Skenování dokumentů.

- Řadit, třídit a popisovat dokumenty dokumentárního fondu společnosti.

- Zachovat a kontrolovat produkci dokumentů.

- Přiřadit po sobě jdoucí čísla korespondenci, která je vytvořena nebo přijata (podání).

- Vyberte dokumenty a komunikaci, které je třeba uchovávat, a přeneste je do centrálního archivu.

Struktura

Korešpondenční jednotka je organizována podle velikosti a charakteristiky společnosti nebo instituce. Obecně závisí na centrále, která je rozdělena na dvě podjednotky: jedna pro vstup a druhá pro výstup.

Každá podjednotka má specifické funkce zaměřené na správu a kontrolu všeho, co souvisí s vnitřní i vnější korespondcí. Struktura těchto typů jednotek:

Vedení lidí

Definuje předpisy a zásady, které racionalizují, standardizují a regulují tvorbu dokumentů, způsoby distribuce, zasílání a přijímání korespondence a přiřazení členů oddělení. To znamená, že koordinovaným způsobem propojují proces správy dokumentů a archivů a jeho účinnou systematizaci.

Odpovídající podjednotka

Má na starosti implementaci distribučních a kontrolních metod v oblasti správy dokumentů na základě zásad a předpisů stanovených společností. Toto je rozděleno na:

Příchozí korespondence

Jsou to dokumenty, které přicházejí a jsou směrovány do různých oddělení instituce. V této oblasti jsou přijímány dokumenty. Před zapečetěním přijetí potvrzení musí být ověřeno, že:

- Jsou skutečně určeny pro instituci nebo společnost.

- Tato záležitost je vlastní orgánu nebo společnosti.

- Jsou řádně zapečetěny a podepsány.

- Přílohy, pokud existují, jsou úplné. Pokud tomu tak není, musí být pohledávka uplatněna okamžitě u emitenta písemně nebo ústně.

- Razítko podjednotky je opatřeno datem a časem přijetí.

Kontrola a dodání

Poté jsou dokumenty tříděny umístěním symbolu, který odpovídá oddělení, kam musí být zaslány. Registrace se provádí podle hlavních kontrolních údajů, jako je datum přijetí, oddělení, kterému je určena, kontrolní registrační číslo a data původního odesílatele.

Po této fázi dokumentace a klasifikace se provede distribuce, která spočívá v odeslání korespondence každému oddělení nebo agentuře. Uvedené oddělení bude pokračovat v vkládání razítka potvrzení o přijetí a souhlasu.

V případě, že se zjistí, že dokument není adresován orgánu nebo není v jeho působnosti, bude vrácen odesílateli původu s náležitým vysvětlením.

Odchozí korespondence

Tato oblast má na starosti přijímání korespondence a dokumentů od každého z oddělení společnosti nebo instituce a jejich organizaci podle místa určení. Po ověření následujících údajů provede odeslání prostřednictvím příslušných kanálů:

- Dokumenty musí být napsány na institucionálním papíře.

- Dokumenty musí být podepsány (originál i kopie).

- Přílohy musí být připojeny.

- Údaje o příjemci a adrese musí být správné.

- Check-out a check-out se musí objevit s datem a kódem.

Poté, co jsme zkontrolovali a schválili údaje a vlastnosti stanovené pro zásilku, přistupujeme k dokladu o přijetí.

Tato oblast přebírá odpovědnost za odeslání a doručení do destinací po jejich klasifikaci podle trasy (poštou, osobně nebo přímo, prostřednictvím výměny, mezi ostatními).

Obálky budou označeny a dokumenty, které obsahují, budou identifikovány v kontrolních zásilkách nebo na fakturách podle prostředků, kterými jsou zasílány. Musíte zaslat kopii dokumentů s razítkem a podepsaným jako důkaz o přijetí.

Nakonec jsou uloženy v abecedním, číselném, tematickém nebo chronologickém pořadí, aby provedly check-out a vytvořily kontrolu.

Důležitost

Korešpondenční jednotka je citlivá a vysoce důvěrná oblast. Závisí to na tom, že vztahy a komunikace uvnitř a vně instituce jsou vedeny efektivním a včasným způsobem.

Důležitost jednotky korespondence spočívá v tom, že právě toto musí zaručovat uchovávání, úschovu a uchovávání dokumentů, které tvoří paměť instituce nebo společnosti.

Hlavním cílem je poskytnout včasný přístup k písemným informacím, které jsou zpracovávány v rámci účetní jednotky.

Reference

1. „Korešpondenční jednotka“ na univerzitě v Santiagu de Cali. Citováno z 8. července 2019 z University of Santiago de Cali: usc.edu.co
2. Gutiérrez, E. "4 kroky ke správné formě a organizaci záznamů vaší společnosti" v Nejsou papíry. Citováno z 8. července 2019 z No papers: nosonpapeles.com
3. Escobar, C. „Organizace dokumentů“ v činnostech. Citováno z 8. července 2019 z Aktivity: blogspot.com
4. "Vnitřní předpisy pro podání a korespondenci" v Národním hasičském sboru Kolumbie. Citováno z 8. července 2019 z National Fire Department of Colombia: firefighters.mininterior.gov.co
5. “Korešpondenční a archivní jednotky ve federálním veřejném sektoru” Monterrey Institute of Technology and Higher Education. Citováno z 9. července 2019 z Monterrey Institute of Technology and Higher Studies: itesm.mx