ADMINISTRATIVNÍ SPRÁVA: FUNKCE A PROCESY - DUDAS - 2025

Správním řízení je soubor forem, akce a mechanismy, které umožňují na využití finančních lidských zdrojů a materiálu dané společnosti za účelem dosažení cíle. Je založen na čtyřech základních principech; objednávka je první, podle každého pracovníka musí zaujmout místo, pro které je vyškolen.

Nedostatek objednávek vede k méně efektivní práci a nesprávnému použití zdrojů. Druhým principem je disciplína; v rámci administrativního řízení je disciplína důležitým aspektem, protože pravidla a předpisy musí všichni dodržovat a dodržovat.

Třetím principem je jednota velení. Zaměstnanec musí vědět, komu hlásí svou práci a od koho obdrží příkazy, aby se vyhnul nesprávným zprávám, které poškozují kvalitu práce. A konečně, motivace je velmi důležitá pro povzbuzení a oceňování iniciativ zaměstnanců; To bude mít pozitivní dopad na pracovní prostředí a dosažení cílů.

Administrativní řízení je pro organizaci nezbytné, protože tvoří základ, na kterém budou skupiny plněny své vlastní úkoly, a také tvoří síť zaměřenou na plnění obchodních cílů.

Funkce

Výkon řídících procesů

Procesy řízení musí být řádně prováděny, aby se v každé správní funkci vykonával účinný výkon.

Musí zahrnovat plánování, organizaci, řízení a kontrolu, vše se točí na základě splnění cílů.

Nábor

Týká se výběru, školení, umisťování a odměňování zaměstnanců. Dosažení cílů organizace závisí na schopnosti spolehnout se na vhodný personál, pro který musí být udržen zájem, který pokryje potřeby zaměstnanců, a zároveň být loajální vůči organizaci.

Zabezpečení aktiv

Majetek organizace musí být chráněn před zneužitím, ztrátou nebo poškozením způsobeným krádeží, ohněm nebo jinými prostředky.

Z tohoto důvodu je nezbytné vést přiměřenou evidenci pro každý typ aktiva, přičemž zaměstnanci nesou odpovědnost za jejich správné použití a zabezpečení.

Vztahy s veřejností

Jednou z důležitých funkcí správního řízení je zřízení a údržba různých komunikačních linek mezi organizací a její přidruženou veřejností (klienti, akcionáři, zaměstnanci, dodavatelé, spotřebitelé).

Stanovte pracovní sekvence

Pro stabilní a nepřetržitý výkon administrativní práce by měly být vyvinuty definované rutinní systémy a postupy. To je motivováno povahou vzájemné závislosti a vzájemných vztahů mezi konkrétními úkoly každého oddělení.

Nákup dlouhodobého majetku

V každém oddělení je třeba mít k dispozici odpovídající dlouhodobý majetek, aby bylo možné tam vykonávat efektivní a ekonomickou výkonnost. Při výběru a nákupu každého požadovaného druhu dlouhodobého aktiva je proto třeba dodržovat standardní postup.

Důležitým aspektem je provedení zjišťování a hodnocení skutečné potřeby aktiva, čímž se zabrání zbytečným výdajům, které ovlivňují finance společnosti.

Návrh a kontrola tvaru

Protože administrativní práce má zvláštní vlastnosti, musí být použité formuláře navrženy tak, aby poskytovaly požadované informace přiměřeným způsobem.

Povinností správy je navrhnout tyto formuláře a pokusit se standardizovat jejich použití, aby se snížily náklady.

Nákup kancelářských a kancelářských potřeb

Tyto články musí pokrývat potřeby uživatelů, protože ovlivní systematické a rychlé provádění práce, která se provádí.

Proto je důležité zajistit standardizaci, výběr a nákup těchto vstupů, jakož i jejich distribuci do jiných oddělení, je-li to nutné.

Procesy administrativní správy

Plánování

Plánování je základním kamenem tohoto procesu, protože z něj budou odvozeny následující následné akce. Pro provedení efektivního procesu je třeba zvážit následující:

- Mít jasné cíle.

- Studujte prostředí, ve kterém bude práce prováděna.

- Identifikovat a přiřadit úkoly, které pomohou dosáhnout cílů.

- Provést komplexní plán úspěchů, kde jsou zvýrazněny kreativní prvky, které pomáhají účinně vykonávat práci.

- Stanovit zásady, metody a postupy požadované pro výkon práce.

- Vytvořit výstražné systémy, které umožňují předvídat kroky proti budoucím problémům.

- Neustále aktualizovat plány s ohledem na výsledky kontrol, které se na nich prováděly.

Organizace

Aby byly úspěšné, musí být koordinovány všechny lidské, finanční a materiální zdroje, které souvisejí s prací, která má být vykonána.

To zahrnuje stanovení souboru pravidel a úkolů, které musí přísně dodržovat zainteresovaní lidé. Některé z těchto činností jsou:

- Rozdělte práci podle provozních jednotek.

- Seskupujte úkoly podle úkolů.

- Struktura operačních jednotek s kritérii řízení a afinity k práci.

- Vyberte personál, který má dovednosti potřebné pro určitou práci.

- Provést úpravy prováděných činností na základě toho, co ukazují jejich výsledky kontroly.

Směr nebo provedení

V souladu s plánovanými a organizovanými strategiemi je nezbytné podniknout kroky, které iniciují a dávají jim kontinuitu.

Mezi tato opatření patří opatření směřující k činnosti a podpora rozvoje zaměstnance v pracovních a osobních věcech, aby se tato motivace promítla do účinného dosažení cíle. Tyto strategie mohou být:

- Průvodce a povzbuďte skupinu k dosažení cíle.

- Navázat přímou, otevřenou a transparentní komunikaci se všemi zúčastněnými, přímo nebo nepřímo, v práci.

- Rozvíjet potenciál každého člena.

- Vytvářet pobídky pro zaměstnance, kteří vynikají mimo jiné určitými předem stanovenými kritérii, jako je kreativita, rychlost dokončení.

- Zřídit mechanismy pro stálé hodnocení procesu provádění, aby bylo možné v případě potřeby akce napravit.

Řízení

Je důležité provádět strategie, aby se ověřilo, že to, co je plánováno, organizováno a prováděno, uspokojivě a účinně postupuje k dosažení cíle.

To umožní přijímat rozhodnutí o nahrazení činností nebo přesměrování procesu, což umožní jeho optimalizaci. Mohou to být některé z následujících akcí:

- Stanovit srovnání výsledků s obecnými plány společnosti.

- Vyhodnotit produkt práce na základě jeho výkonnostních standardů.

- Zveřejnit prostředky, které mají být použity při měření.

- Sdělte návrhy odpovědnému personálu a opravte potřebné kroky.

Reference

1. Money Matters (2018). Funkce administrativní správy moderní kanceláře. Učení účtu. Převzato z: accountlearning.com.
2. Můj průvodce MBA (2018). Administrativní nebo správní funkce úřadu. Převzato z: mymbaguide.com.
3. Managers-Net (2018). Administrativní management. Převzato z: manažery-net.com.
4. ABCM (2018). Naučte se, jak důležité je administrativní řízení pro podnikání. Převzato z: myabcm.com.
5. Van Vliet (2011). Pět funkcí řízení (Fayol). Nástroje. Převzato z: toolshero.com.