15 NEJDŮLEŽITĚJŠÍCH KANCELÁŘSKÝCH FUNKCÍ, KTERÉ OVLÁDÁTE - PRÁCE - 2025

Tyto kancelářské práce je dominantou jsou administrativní činnosti prováděné pracovníky firmy, organizace či instituce, a které jsou nezbytné pro provoz stejné. Pokud bude provedeno efektivně, výsledky budou obvykle mnohem lepší, než kdyby byly špatně.

Kancelářská práce má obvykle pravidelné pondělí až pátek, které začíná v 8 nebo 9 hodin a trvá do 16 nebo 17 hodin, i když se to liší podle země nebo regionu.

Většina pracovních míst v kanceláři vyžaduje základní dovednosti, jako například: plynulou ústní komunikaci, schopnost psát, ukládat soubory a některé zkušenosti s kancelářským vybavením, jako jsou počítače, kopírky atd.

V závislosti na úrovni předpokládané pozice nebo odpovědnosti vyžaduje, aby dotyčná osoba měla technické, univerzitní nebo čtvrté vzdělání.

Funkce hlavní kanceláře, kterou ovládáte

1 - Plánování

Toto je první a nejdůležitější úkol, protože spočívá v definování toho, jak mohou organizační metody a struktury přispět k podnikatelskému plánu.

Existují technologické nástroje, které pomáhají těmto metodám později specifikovat úkoly rozdělené mezi členy týmu, ale pouze dobré plánování může zaručit, že vše nakonec přispěje k obchodnímu cíli.

Obecné plánování vyžaduje jasnou obchodní vizi a určitou hierarchickou úroveň v rámci společnosti, ale každý člen týmu musí naplánovat svou práci, aby mohl splnit stanovené cíle a termíny.

2 - Přepis a / nebo psaní zprávy

Úkolem, který denně zaměstnává čas těch, kdo pracují v kanceláři, je psaní zpráv na jakémkoli médiu, které podporují nebo podrobně uvádějí jejich funkce, nebo které ostatním kolegům vysvětlují podrobnosti (pozadí, pokrok, výsledky, klady a zápory). zápory atd.) konkrétního projektu.

Tyto dokumenty také slouží jako záznam o činnosti organizace, do které tento úřad patří, pro budoucí audity nebo přezkumy.

3 - Zúčastněte se schůzek

Jedná se o schůzky mezi členy pracovního týmu, ve kterých se vyměňují myšlenky o probíhajících projektech, předkládají se nové návrhy, předávají se prezentace, zprávy nebo zprávy.

Obvykle mají za cíl sladit všechny přítomné s cílem dosáhnout společného cíle a každému z nich přiřadit role, úkoly a termíny. Slouží také k řešení problémů, které mohou nastat při plnění úkolů.

Obvykle mají velmi definovanou frekvenci, trvání a dynamiku. Také to, co je v nich diskutováno, se obvykle zaznamenává v minutách nebo minutách pro podání.

Některé organizace pořádají schůzky denně, jiné několik dní v týdnu, jiné každé dva týdny a ještě jiné měsíčně. Četnost schůzek závisí na každé společnosti a jejích potřebách.

4 - Rozvrh schůzek

Jde o koordinaci agendy všech lidí, kteří musí být na schůzce tak, aby se dokázali shodovat na konkrétním místě a čase.

Může to být skličující úkol, takže spoléhání se na technologii může být dobrý nápad. Existují aplikace, jako například ScheduleOnce, které vám umožňují automaticky naplánovat schůzky, umožňující pozvaným vidět dostupná data a vybrat si čas, který jim vyhovuje.

5- Zkontrolujte firemní e-mail

Je to úkol, který může trvat dlouho. Zpráva společnosti Adobe zveřejněná v roce 2016, která vyplynula z průzkumu více než tisíc pracovníků, který provedla samospráva, ukazuje, že každý týden trávíme průměrně 20,5 hodiny kontrolou našeho pracovního e-mailu.

Klasifikace, čtení a odpovídání na e-maily je velmi běžná forma komunikace a umožňuje výměnu souborů a dojmů souvisejících s projektem nebo organizačním procesem.

Přestože společnosti neustále hledají efektivnější způsoby správy e-mailů, existují i ​​aplikace, jako jsou inteligentní štítky Gmailu.

Dalším způsobem, jak zefektivnit tento úkol, je začlenit standardní e-mailové šablony nebo texty, které lze zasílat s minimálními úpravami různým příjemcům a v různých časech.

6- Finanční řízení

V tomto úkolu musí být zaručeno, že peníze plní svůj životní cyklus při nákupu a prodeji produktů a služeb; nechat zaslat, zaúčtovat, zaplatit a odeslat všechny faktury. Samozřejmě existují kanceláře, které to dělají pouze.

Tato činnost zahrnuje také aktualizaci finančních účtů a právních dokumentů tak, aby neexistovaly žádné problémy s právním rámcem týkajícím se dotyčné organizace.

7- Logistika

Tato funkce zajišťuje, že veškeré zboží související s prací společnosti je přepravováno do a ze skladů a zákazníků. Zahrnuje také spojení s dodavateli za účelem získání surovin pro výrobu nových produktů.

Cílem této funkce je zaručit, že společnost má ve svém vlastnictví vše potřebné pro to, aby výroba zboží nebo služby, kterou komercializuje, pokračovala.

8- Upozorněte

V kanceláři je také nutné odpovědět na telefon, protože se jedná o prostředek komunikace s klienty, dodavateli a mezi spolupracovníky samotnými.

Ačkoli to vypadá jako jednoduchý úkol, vyžaduje určitý protokol, protože to může být hlas, který někdo mimo společnost spojuje s jeho image. Proto je důležité, aby byla dodržována pravidla zdvořilosti, byl zachován institucionální tón, hlasitost hlasu a použitá slovní zásoba byla mírná.

Další důležitou informací, která je při provádění této funkce někdy přehlížena, je zapsat co nejvíce údajů o osobě na druhé straně telefonu; Tím se nakrmí kontaktní databáze společnosti a umožní vám správně sledovat záležitosti projednávané během telefonického rozhovoru.

9- Organizace souborů

Většina úkolů, které jsou prováděny v kanceláři, generuje nějaký dokument: faktury, poznámky, zápisy, zápisy, zprávy o prodeji atd.

V digitálním nebo na papíře je to množství informací, které vyžaduje, aby někdo měl na starosti katalogizaci, archivaci a ochranu podle své úrovně důležitosti pro podnikání.

Právě tento poslední bod, který se týká ochrany informací, je problémem, který se stal pro mnoho organizací bolestí hlavy, a proto se objevuje stále více nástrojů, protokolů a postupů, které zajišťují bezpečnost v souboru a přenosu dat. citlivá data v organizaci.

V některých případech se používají externí pevné disky, zatímco v jiných existují speciální servery pro tyto případy nebo úložné platformy v „cloudu“, jako je Microsoft OneDrive, Google Drive nebo Apple iCloud.

10- Distribuce pošty společnosti

Úkolem, který, i když nevyžaduje velmi vysoké akademické vzdělání, vyžaduje dobrou organizaci, odpovědnost a pocit naléhavosti, je distribuce korespondence v kanceláři.

Nákres vzoru, kreditní karta zaslaná bankou, faktury od dodavatele nebo dopis s odpovědí od vládního subjektu jsou některé z dokumentů, na které může každý zaměstnanec čekat a na které mnoho dalších procesů v rámci společnosti.

11 - Zákaznický servis

Tato funkce spočívá v fyzické službě zákazníkům s dotazy nebo stížnostmi na produkty nebo služby nabízené společností.

12- Tisk a kopírování dokumentů

Spočívá v tisku dokumentů, které musí být fyzicky uchovávány, nebo z kopií dokumentů, které musí být uchovávány ve dvojím vyhotovení nebo doručeny pracovníkům společnosti.

13 - Kandidátské rozhovory

To je jeden z úkolů výběru zaměstnanců. Mohou být prováděny jednotlivě nebo ve skupinách, tj. Se zaměřením na jednoho kandidáta nebo na několik.

14 - Nákup spotřebního materiálu a kancelářských potřeb

Kancelářské potřeby jsou nezbytné pro jeho efektivitu. Kancelářské potřeby, inkoust do tiskárny, obaly nebo papír by měly být vždy k dispozici, takže za jejich správu by měl být odpovědný někdo.

15 - Administrativní funkce

Administrativní postupy jsou nezbytné pro to, aby si společnost udržela stabilitu a byla schopna dosáhnout obchodního úspěchu. Znalost právních otázek, papírování a další byrokratická schémata jsou některé z těchto funkcí.

Reference

1. Audra Bianca (s / f). Tipy pro organizaci a plánování kanceláře. Obnoveno z: smallbusiness.chron.com.
2. Biz Trend (2015). 7 kancelářských úkolů, které můžete a měli byste automatizovat. Obnoveno z: es.sba.gov.
3. Dewei Caitlin (2016). Kolik hodin svého života jste zbytečně strávili pracovním e-mailem? Vyzkoušejte naši depresivní kalkulačku. Obnoveno z: washingtonpost.com.
4. Laurie Reeves. Seznam pracovních míst v kanceláři. Obnoveno z: work.chron.com.
5. Co dělá administrativní asistent. Obnoveno z learn.org.
6. Co přesně dělají lidé v kancelářích? Obnoveno z: reddit.com.