7 HLAVNÍCH FUNKCÍ ADMINISTRATIVNÍHO ASISTENTA - PRÁCE - 2025

Tyto funkce administrativního asistenta jsou úkoly pomoc a doprovod k běžným aktivitám, které společnost vyvíjí. Proto jsou nezbytné pro jejich efektivní provoz.

Tyto činnosti se obvykle liší podle obchodní oblasti společnosti, ve které pracují. Například ve specializovaných kancelářích, jako jsou advokátní kanceláře, mají asistenti obvykle zvláštní školení k provádění určitých činností.

Existují však funkce společné pro všechny oblasti, které se obvykle točí kolem distribuce a správy informací v kanceláři. To zahrnuje správu dokumentů, archivů a organizování událostí.

Tyto činnosti však mohou být mnohem rozsáhlejší. V některých případech se administrativní asistenti také musí starat o zpracování účetních informací a dokonce o zajištění provozu technologických zdrojů společnosti.

7 hlavních funkcí administrativního asistenta

1 - Správa dokumentů

Jednou z hlavních funkcí administrativního asistenta je pomáhat členům kanceláře se správou dokumentů a souborů.

Tato úloha obvykle souvisí s ukládáním, organizací a správou souborů.

V některých případech však může být také nutné, aby dokumenty psaly, upravovaly a kontrolovaly.

V některých společnostech jsou dokonce požádáni, aby diktovali dopisy nebo poznámky a zaznamenali zápisy z probíhajících schůzek.

V některých případech, například pokud jde o advokátní kancelář, je nutné, aby tyto funkce mohly plnit specializované školení: administrativní asistent bude muset pochopit terminologii a právní postupy.

Na druhé straně administrativní asistenti pracující v oblasti medicíny potřebují různé dovednosti. Musí mít nezbytný výcvik v zacházení s pacienty a ve čtení lékařských zpráv.

2 - Plánování událostí

Administrativní plánování událostí je také často odpovědností administrativních asistentů. Velikost této odpovědnosti může být různá podle velikosti společnosti.

Událost může být jednoduše schůzkou nebo obchodním obědem, ale může to být i větší konference nebo firemní párty.

V obou případech musí účastník řídit všechna kritéria týkající se události.

To zahrnuje kontaktování prodejců, rezervace, výběr nabídek a výzdobu. V případě potřeby však zahrnuje i kontaktování, pozvání a potvrzení účastníků, přednášejících a přednášejících.

3 - Osobní pozornost uživatelů a návštěvníků

Zákaznický servis je obvykle jedním z nejčastějších úkolů administrativních asistentů. Publikum, kterému je věnována pozornost, vždy závisí na velikosti společnosti a její obchodní orientaci.

U malých podniků, které slouží přímo veřejnosti, může být od administrativního asistenta požadováno, aby se setkal se zákazníky.

Když k tomu dojde, jejich práce je zaměřena na vedení a obsluhu jim během jejich průchodu zařízeními společnosti.

Ve větších společnostech bude administrativní asistent muset navštěvovat návštěvníky jiné povahy, jako jsou partneři nebo velcí dodavatelé.

Jejich úkolem bude v tomto případě vést je při plnění jejich agendy a jednání s vedením nebo jinými oblastmi společnosti.

4 - Telefonická a virtuální pozornost

Kategorie zákaznických služeb zahrnuje telefonickou a virtuální asistenci. V případě telefonické pomoci je zahrnuta orientace klientů a partnerů, organizace a správa agend.

Pokud jde o virtuální pozornost, úkoly budou záviset na kanálech poskytovaných společností pro zákaznický servis nebo správu informací.

V některých případech to zahrnuje zpracování e-mailu, odpovídání na, předávání nebo archivaci zpráv podle potřeby.

V jiných případech, kdy jsou virtuální komunikační kanály rozmanitější, mohou být zahrnuty další úkoly, jako je obsluha veřejnosti prostřednictvím chatových systémů nebo dokonce zodpovězení otázek prostřednictvím sociálních sítí společnosti.

Ve velkých společnostech je obvyklé, že personál, který se konkrétně věnuje těmto komunikačním kanálům, se zaměřuje konkrétně. Když jsou podniky malé, je tento úkol často ponechán na administrativních asistentech.

5- Správa agend

Správa agend je často jedním z nejdůležitějších úkolů administrativních asistentů.

Tato odpovědnost zahrnuje přijímání žádostí o schůzky a schůzky telefonicky, osobně nebo online a jejich organizování v programu podle definovaných kritérií.

Zahrnuje také plánování schůzek uvnitř i vně společnosti, pracovní obědy a služební cesty.

V posledně jmenovaných případech je také povinností asistenta zarezervovat si lety, hotely, restaurace nebo zasedací místnosti podle potřeby.

6- Účetnictví

Administrativní asistenti jsou někdy zodpovědní za sledování a zaznamenávání výdajů, které se vyskytnou v rámci společnosti. Tyto povinnosti mohou být jednoduché, jako je zaznamenávání určitých výdajů do tabulky.

V některých případech je asistent povinen absolvovat školení pro vývoj složitějších úkolů. Vaše povinnosti mohou například zahrnovat vykazování účetnictví managementu.

Obvykle to záleží na velikosti společnosti. Velká společnost má obvykle více specializovaných rolí; v nich jsou účetní informace spravovány osobou najatou za tímto účelem.

Jednou ze základních dovedností každého administrativního asistenta je však zvládnutí účetního softwaru pro kanceláře, jako je Microsoft Excel.

7. Technologické řízení

Řízení technologických zdrojů je rovněž součástí funkcí administrativních asistentů. V tomto smyslu je vaší odpovědností zajistit, aby všechny nástroje nezbytné pro fungování společnosti fungovaly dobře.

To zahrnuje mimo jiné vytváření záložních kopií informací obsažených v počítačovém vybavení a aktualizaci antiviru.

Na druhé straně zahrnuje správu zařízení, jako jsou projektory a notebooky.

Znamená to také revizi a údržbu zařízení nezbytného pro normální rozvoj činností, za které odpovídá.

To neznamená, že administrativní asistent musí mít technické znalosti. Jeho práce spočívá zejména v najímání technického personálu pro pravidelné provádění údržby zařízení, aby se předešlo překážkám.

Reference

1. Bucky, J. (2017). Úkoly výkonných tajemníků a administrativních asistentů. Obnoveno z: thebalance.com
2. Kariérista. (2016). Pracuje jako administrativní asistent - vynikající volba pro obecné pracovníky. Obnoveno z: careerbuilder.com
3. Pffefer, J. (2016). Co dělá lékařský administrativní asistent? Obnoveno z: rasmussen.edu
4. Study.com. (SF). Povinnosti administrativního asistenta. Obnoveno z: study.com