KANCELÁŘ V OBCHODNÍM SVĚTĚ: FUNKCE, VYBAVENÍ A MATERIÁL - PRÁCE - 2025

Úřad ve světě obchodu představuje část podniku, ve kterém jsou data přijatá a vydaná zpracovaných, s cílem poskytovat údaje požadované organizací pro normální vývoj své činnosti nebo činností.

Jeho význam je dán tím, že každá společnost, která vyrábí zboží nebo služby, bez ohledu na obor, ve kterém se specializuje, potřebuje skupinu lidí, aby tuto operaci řídila a zvládala další administrativní funkce. Většina z těchto lidí pracuje v kancelářích.

Počet zaměstnanců v kanceláři se může lišit, ale všechny organizace, bez ohledu na typ nebo velikost, vyžadují, aby administrativní pracovníci zvládli každodenní úkoly. Administrativní pracovníci provozují mnoho různých aspektů podnikání.

Tyto aspekty zahrnují účetnictví, zpracování textů a dat, telekomunikace a další činnosti. Jsou potřebné ve všech odvětvích hospodářství, od výroby po dopravu.

Technologie zásadním způsobem přispívá do kanceláře: umožňuje více práce za kratší dobu.

Funkce

- Mezi důležité služby poskytované kanceláří patří administrativní i jiné služby ostatním útvarům organizace, které bez kanceláře nemohou fungovat.

- Kancelář je v organizaci stejně důležitá jako mozek v lidském těle. Proto je kancelář mozkem společnosti. Shromažďuje informace z různých interních a externích zdrojů, zaznamenává, organizuje a analyzuje je, aby byly k dispozici managementu. V kanceláři jsou k dispozici všechny druhy informací, minulých i současných.

- Kancelář také působí jako prostředník. Spojuje vnější svět s různými odděleními a naopak. Všechny prodejní objednávky jsou přijímány prostřednictvím kanceláře. Spojuje organizaci se zákazníky, dodavateli, vládou a širokou veřejností. V moderních kancelářích jsou vztahy s veřejností velmi důležité.

- Je to srdce všech obchodních aktivit; je to jako administrativní nervové centrum. Informace o nákupech, prodejích, financích a komunikaci se šíří z kanceláře.

- Je to kontrolní středisko; je to prostředek, kterým se podnikají firemní politiky. S růstem podnikání je každý vůdce oprávněn činit svá vlastní rozhodnutí a jednání. Každé oddělení tak bude mít svoji vlastní kancelář, aby management usnadnil nastínení svých plánů a politik.

Některé klíčové akce prováděné v kancelářích jsou:

• Setkání.
• Upozorněte.
• Dohodněte se na strategii společnosti.
• Dohodněte se na cílech.
• Organizace fyzických a počítačových souborů.
• Zákaznická podpora.
• Tisk a kopírování dokumentů.

Vybavení a potřeby

Kancelářské vybavení se vyvinulo, aby umožnilo větší automatizaci. Automatizace kanceláří znamená používat stroje k provádění opakujících se a únavných úkolů, které lidé používali. Počítače také pomáhají pracovníkům rychleji a efektivněji vykonávat práci.

Mezi vybavení, které najdeme v kanceláři, patří:

Obchodní telefonní systém a stolní telefony

Jsou hlavním prostředkem přímé komunikace se zákazníky a dodavateli.

Počítače

Zpracovávat informace, které jsou aktuálně životně důležité pro jakoukoli kancelář. Jsou také nezbytné pro komunikaci díky e-mailu.

Počítačová síť a připojení k internetu

Pokud jsou informace životním kamenem společnosti, pak počítačové sítě jsou tepny, které tyto informace směrují do všech oblastí podnikání. Pro připojení lokální sítě k Internetu jsou vyžadovány ethernetové kabely, směrovače a modem.

Multifunkční tiskárny

Pokud jsou informace digitální, chceme je vytisknout a pokud jsou vytištěny, chceme je naskenovat. Na druhé straně to chceme přijmout nebo odeslat faxem. Tyto týmy dělají vše.

Drtiče papíru

Při vytváření tištěného papíru musí být často zničen. Kancelář odpovídá za informace, které má v držení.

Kopírky

Nezbytné pro vytváření kopií dokumentů.

Videoprojektory a obrazovky

Používá se pro prezentace v zasedací místnosti.

Vybavení pro obchodníky

Prodejní stroje a pokladny.

Nábytek

V nábytku v kanceláři najdeme následující:

• Židle
• Stoly
• Cubicles
• Skříně
• Koberečky
• Konferenční stoly

Kancelářské potřeby a potřeby

Některé z materiálů a potřeb potřebných pro provoz kanceláře jsou:

- Listy bílého papíru: Používá se pro tisky a fotokopie, pro psaní krátkých poznámek a pro prezentace flipchartů.

- nekonečný papír: termický faxový papír, páska se štítky, papír v místě prodeje.

- Předtištěné formuláře: faktury, daňová přiznání, výplaty, stolní kalendáře.

- Etikety a lepicí papír: štítky pro složky, cenovky a post-it poznámky.

- Spotřební materiál pro tisk: inkoustové kazety a tonerové kazety.

- Přenosná paměťová média: USB disky a paměťové karty.

- Mechanické spojovací prostředky: sponky na papír a motýl, svorky.

- Chemické spojovací prostředky: transparentní páska, lepidlo.

- Čistící prostředky: mopy, koše, recyklační koše, košťata, mýdlo, osvěžovače vzduchu, dezinfekční prostředky, papírové ručníky a toaletní papír.

- Malé stroje: děrovačky papíru, sešívačky, odstraňovače svorek, razítka, číslovací stroje a ořezávátka.

- Fyzické úložiště: složky, obálky, krabice, police a organizéry stolů.

- Psací a korekční materiály: tužky, pera, fixy, korekční páska, korekční tekutina a gumy.

Příklady pracovních míst v kanceláři

Spisovatelé / editoři na webových stránkách a novinách

Spisovatelé a editoři, ať už jsou v pracovním týmu nebo pracují z domova, pracují v kanceláři. Spisovatelé vytvářejí obsah pro tištěné publikace, webové stránky a blogy. Editoři opravují napsaný obsah.

Recepční

Recepční je zaneprázdněna přijímáním zákazníků a dodavatelů v kanceláři, psaní e-mailů, odpovídání na telefonní hovory, přijímání zpráv, odesílání e-mailů, komunikaci telefonních hovorů konkrétním zaměstnancům a archivaci.

Zástupce zákaznického servisu musí být informován o podnikání, pro které pracuje, jakož i o svých produktech a službách, aby pomohl zákazníkům. Musíte odpovídat na hovory a e-maily, přijímat objednávky a vydávat náhrady.

Účetní

Účetní nebo účetní pracují v kancelářském prostředí. Mezi jeho povinnosti patří mimo jiné příprava daní, placení účtů, přijímání plateb.

Manažeři

Vedoucí kanceláře řídí práci kanceláře. Jejich povinnosti se mohou pohybovat od najímání, propouštění nebo rozvrhování práce zaměstnanců, delegování povinností, školení nových zaměstnanců, vytváření a vymáhání kancelářských zásad, dohledu nad pracovním týmem, řešení situací a údržby počítačových systémů.

Zavolejte na call centra

Lidé, kteří pracují v call centru, musí odpovídat na telefonní hovory od zákazníků společnosti, pro kterou pracují. Musíte odpovídat na dotazy, přijímat stížnosti a zpracovávat objednávky.

Reference

1. Rob Waugh (2017). Co bude dál pro kancelářskou techniku? Telegraf. Připojení malých podniků. Převzato z: telegraph.co.uk.
2. StateUniversity (2018). Obchodní pohled do počítačů a kanceláří - DNES KANCELÁŘ, OBCHODNÍ PRACOVNÍ SILA, TRENDY V OBCHODU, SVĚT FINANCE. Převzato z: careers.stateuniversity.com.
3. Lucy Kellaway (2013). Jak počítač navždy změnil kancelář. BBC novinky. Převzato z bbc.com.
4. Wikipedia, encyklopedie zdarma (2018). Správa kanceláře. Převzato z: en.wikipedia.org.
5. Yajaira Gutierrez (2012). Základy kanceláře. Převzato z: pedageducomercial.blogspot.com.
6. James Bucki (2018). Základní kancelářské vybavení pro zahájení podnikání. Balanční operace a technologie. Převzato z: thebalance.com.